La formazione e conservazione di libri sociali digitali, pur se possibile non è diffusa per diversi motivi:
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non si sa bene come formare i documenti,
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come calcolare i bolli,
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come formare gli archivi
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come realizzare la conservazione.
Eppure ogni società di capitale ha almeno un libro dei verbali di assemblea e magari uno del consiglio di amministrazione, per non parlare delle società più grandi e degli enti che hanno anche il collegio dei revisori con relativi verbali e altri adempimenti.
Abbiamo realizzato alcune "ipotesi" di formazione, catalogazione, validazione e conservazione dei libri che potrebbero risolvere il problema, ma essendo una applicazione poco diffusa ed estremamente importante, abbiamo ritenuto opportuno, prima di diffondere il metodo, confrontarci con gli operatori per sentire la loro opinione, raccogliere i loro suggerimenti e valutare le eventuali variazioni.
Gli appuntamenti
Il tutto si svolgerà in 3 momenti, un incontro iniziale dove presentiamo una "possibile soluzione" e diamo spazio alle opinioni dei partecipanti; un 2' incontro dove analizzeremo i suggerimenti e rilasceremo un kit beta per chi usa i nostri programmi (manuali e archivi) e infine il rilascio definitivo per tutti di una guida alla formazione e conservazione dei libri sociali.
Poichè si tratta non solo di strutturare archivi ma anche di valutare le norme e di formare PDF con firme digitali e check box di validazione, abbiamo invitato alcuni relatori esterni che ci aiutino su questi argomenti. Appena avremo le conferme vi comunicheremo i nomi.
La data del primo incontro
Pensiamo di effettuare il primo incontro il 25/02/2013 alle ore 16,00 durata ore 2 con il seguente programma:
Formazione e conservazione digitale dei libri sociali
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Riferimenti legislativi
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Formazione dell’atto
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Firme digitali
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Clausole speciali
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Marche temporali
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Archiviazione
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Analitica
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Multi Aziendale
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Imposta di bollo
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Conservazione periodica
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Impronta riepilogativa
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Dubbi, condizioni, convenienza, migliorie
Nel giro di breve confermiamo la data, nel frattempo invitiamo chiunque voglia intervenire su uno degli argomenti ad anticipare le slide, e la durata dell'intervento