Interessante articolo su Eutekne circa una nuova estensione del mandato per professionisti e centri servizi. Il CNDCEC con l'Informativa n. 24 del 10/02/2016 ha approvato il fac simile di lettera d'incarico professionale per la gestione dell'indirizzo PEC del cliente.
La gestione delle PEC è uno degli argomenti principali del processo di digitalizzazione delle comunicazioni e delle attività, ma viene ancora utilizzata male e poco. La Pec è l'equivalente di una raccomandata con una piccola importante differenza:
La raccomandata cartacea, se siete assenti o non siete in condizioni di riceverla, viene depositata e poi restituita al mittente.
La PEC si INTENDE CONSEGNATA NEL MOMENTO IN CUI VIENE RESA DISPONIBILE NELLA CASSETTA DI POSTA; che voi l'abbiate letta o meno, non ha importanza i termini decorrono dal momento della consegna.
Da ciò ne deriva la necessità di controllare costantemente la Pec, in particolare per quegli avvisi che generano una decorrenza dei termini come possono essere accertamenti di CCIAA, INPS, INAIL, le comunicazioni relative ai fallimenti e qualsiasi altra comunicazione che possa generare un impegno (anche una ingiunzione di pagamento).
Questa attività apparentemente semplice richiede invece una costanza che chi non ha abitualmente un computer in mano fa fatica a mantenere, non solo.
Le pec vanno conservate ed esibite in caso di necessità ed essendo documenti originali elettronici non vi è un modo valido di conservazione che non sia elettronico.
Lo studio oltre alla conservazione delle proprie comunicazioni, può utilizzare il protocollo per attivare la gestione delle Pec delle ditte clienti. Idati di connessione acquisiti con il mandato, vengono inseriti in un archivio protetto. Da quel momento il ns. sistema di gestione documentale provvede a :
Scaricare i messaggi pec in arrivo SENZA cancellarli dalla casella di posta originale.
Questo consente alla ditta titolare di poter gestire la posta nella sua interezza ma al tempo stesso di avere la garanzia che lo studio sta controllando le comunicazioni più importanti e soprattutto quelle fiscalmente rilevanti.
Classificare i messaggi nell'archivio Protocollo Conto Terzi.
Tutti i messaggi vengono archiviati con l'identificazione esatta della ditta titolare della pec e dell'anagrafica del mittente/destinatario.
Oltre ai messaggi, il sistema identifica le ricevute di accettazione e di consegna e le archivia in maniera distinta dalle email normali. Questo per evitare che ad ogni ricerca anzichè 1 documento ne vengano trovati sempre 3. Ovviamente le ricevute rimangono "collegate" al messaggio originale, quindi si può in qualsiasi momento risalire alle stesse.
Evidenziare i messaggi relativi ad argomenti importanti
Una speciale funzione che utilizza il nostro motore semantico, permette di classificare automaticamente i messaggi in base all'argomento e alla importanza. In una cartella troveremo tutti i fallimenti, in un altra tutte le comunicazioni inps etc. etc.
Il protocollo è disponibile in tutte le versioni dei nostri programmi eccetto la versione no print (versione C2 del nuovo listino)
Il modulo gestione PEC è INCLUSO GRATUITAMENTE nella configurazione protocollo e può essere utilizzato per 99 ditte. Per volumi superiori esistono apposite licenze.
