Si è conclusa lo scorso 25 settembre la consultazione pubblica sulla proposta di decreto per il recepimento della direttiva Unione Europea 2010/45.
Non abbiamo inviato alcuna osservazione poiché il testo proposto supera addirittura quelle che potevano essere le nostre aspettative in fatto di semplificazione delle procedure di conservazione delle fatture.
1. Concetto di fattura elettronica
All’articolo 1 , comma e, viene previsto:
“Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. “
Questa impostazione è molto ampia e condivisibile, anche se, allo stato attuale, incompatibile con l’articolo 3 comma 1 par. b del DM 23/01/ poiché esso prevede che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari
…. Sono emessi al fine di garantire l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità, con l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica; …
2. Comma 3 Garanzia di autenticità
La garanzia di autenticità viene ampliata e può essere ottenuta tramite 3 percorsi.
autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite
- · mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile,
- · ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente
- · o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati.
A parte la firma digitale dell’emittente (condizione ovviamente certa e che rientra nel concetto espresso dall’articolo 3 del DM attuale) e i sistemi EDI (che si presume forniscano dati certi anche se , ad oggi, mai verificati ) c’è questo “nuovo metodo“ dei “sistemi di controllo di gestione” .
Lo spunto è interessante, fidarsi dei processi e non dei tecnicismi è una scelta importante, tuttavia si creano condizioni alquanto complesse da “interpretare”.
2.1. Aspetti pratici
Nascono diversi aspetti pratici da affrontare e valutare.
2.1.1. L’archivio digitale “in parte” firmato, in parte no
La prima conseguenza è che l’archivio digitale delle fatture (lato destinatario) potrebbe a questo punto essere formato da 4 tipologie diverse di documenti :
- 1. le fatture ricevute su carta, documenti analogici che l'utente può conservare effettuando l'acquisizione dell'immagine.
- 2. Le fatture digitali con firma digitale applicata dall'emittente .
- 3. le fatture digitali senza firma digitale, ma validate attraverso sistemi di controllo di gestione.
- 4. Le fatture digitali ricevute tramite EDI.
l'agenzia delle entrate con la circolare numero 36/2006 precisa:
Tuttavia, ove il contribuente intenda adottare la conservazione elettronica delle sole fatture elettroniche, è consentita la conservazione con le modalità tradizionali delle fatture in formato analogico a condizione che le stesse siano annotate in un apposito registro sezionale e numerate progressivamente con una distinta serie numerica in ordine cronologico, senza soluzione di continuità per periodo di imposta.
In tale evenienza, per ogni singolo cliente o fornitore dovrà essere eseguita un’unica modalità di conservazione per l’intero periodo d’imposta, in modo che le fatture emesse o ricevute risultino annotate tutte nello stesso registro.
C’è dunque da chiedersi se sia opportuno mescolare le tipologie o fare un sezionale per ognuna di queste.
Se non lo facciamo , sarebbe anche difficile fare i controlli. L’archivio contenente le varie tipologie, in parte avrebbe le firme, in parte dovrebbe essere validato con il sistema di gestione e in parte sarebbe analogico, per cui validato dalla copia cartacea (prima della distruzione) e dalla conservazione sostitutiva con la firma del responsabile.
2.1.2. Proliferazione dei sezionali
Se suddividiamo tutte le tipologie, creiamo il sezionale anche per le INTRA, magari altri sezionali per altre esigenze (esempio sez. merci sez. Servizi) ci troveremmo con una proliferazione di sezionali non comoda da gestire.
2.1.3. Le integrazioni (reverse charge)
In questo contesto per le operazioni soggette a reverse charge, dovremo anche tenere un apposito sezionale , consiglierei elettronico, con le annotazioni apportate alle fatture di acquisto per l’applicazione della norma. Qui ci andranno solo le annotazioni di quelle elettroniche, perché le analogiche possono essere integrate apportando modifiche.
Il sezionale elettronico delle annotazioni dovrà essere collegato al sezionale acquisti e a quello vendite
2.2. Il “sistema di gestione”
Ipotizzare un sistema di gestione che validi una fattura di acquisto merci, non è difficile. Ad esempio la conservazione dell’ordine, dei ddt di consegna, della fattura e dei pagamenti, costituiscono elementi di validazione da tutti i punti di vista.
Se però ipotizziamo documenti più semplici, ad esempio una fattura del servizio Gas , che sistema di controllo dovremmo garantire ? O una fattura del servizio telefonico ? In questi casi il semplice file pdf e magari un pagamento documentato da una banca, saranno percorsi di gestione sufficienti per la validazione?
2.2.1. La registrazione contabile da parte di terzi
Dobbiamo considerare che delle 5.400.000 partite iva (circa) presenti in Italia, molte affidano la tenuta della loro contabilità a terze parti (commercialisti, ragionieri, associazioni di categoria e centri servizi) .
In queste realtà si ha una sorta di “sdoppiamento” della tenuta dei documenti contabili , da un lato la conservazione e annotazione dei fatti “commerciali” (in azienda) e dall’altra una “ricopiatura” di questi fatti nel sistema contabile documentato regolarmente ma il più delle volte con i soli documenti contabili .
In tale situazione, come andrebbe “interpretata” la realizzazione di un “sistema di controllo di gestione” ?
Diventerebbe necessario conservare unitamente alla parte contabile anche tutti i documenti commerciali ?
3. Modifica del dm 23/01/2004
Il fondamento della conservazione, fino ad oggi, è stato quello di identificare due canali ben precisi: da un lato il documento “originariamente” elettronico che per essere valido nel tempo “aveva” necessità di Firma digitale e riferimento temporale; dall’altro il documento “analogico” che seguiva un percorso di conservazione diverso dove la “firma digitale” era necessaria solo in fase di chiusura del ciclo di conservazione. Ambedue periodicamente assoggettati a conservazione.
In questo senso vanno tutte le risoluzioni pubblicate fino ad oggi, in questo senso si è formato il “criterio generale di classificazione dei documenti.
Passare a questa nuova dizione risulterà, forse, un po’ complesso. Tuttavia adeguando quanto previsto dal DM e dalle varie circolari , si può adottare anche questo nuovo metodo, sperando che non diventi un nuovo “caso da interpretare” che bloccherà di nuovo i procedimenti.
4. Aggiunte della firma del ricevente.
Rimane, a nostro parere, valida l’idea di aggiungere la firma del ricevente, quando non è presente la firma del mittente. Può essere un buon modo per “responsabilizzare” il conservatore ma, al tempo stesso rendere semplici le verifiche.