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La conservazione digitale dei documenti fiscali, con il Decreto del Ministero delle Finanze del 17/06/2014 ha nuove scadenze, vediamo nel dettagli quali obblighi occorre osservare ed in che tempi.

Conservazione di stampe fiscali, libro giornale, inventari, cespiti, dichiarazioni. 

La norma fa riferimento ovviamente al periodo fiscale ed al termine di presentazione della dichiarazione. In un regime normale (anno fiscale coincidente con anno solare) il termine della dichiarazione è il 30/09.

La tenuta delle scritture e dei libri è disciplinata dall’articolo 7, comma 4 del DL n.357/1994 mentre la stampa dei libri sociali e registri obbligatori è disciplinata dall’art. 15 del DPR 600 del 1973 .

La stampa va effettuata entro 3 mesi dall'invio della dichiarazione dei redditi.

Nel caso di produzione di documenti elettronici la stampa coincide con la formazione  e la relativa sottoscrizione. quindi ENTRO IL 30.12. COME TERMINE ULTIMO i documenti dovranno esser formati ed inviati in conservazione.

Registro dei beni ammortizzabili 

Per il registro dei beni ammortizzabili, l’art. 16 del DPR 600/73 impone come termine di aggiornamento quello di presentazione delle dichiarazioni  pertanto il 30 settembre. Con il termine aggiornamento si può intendere l'inserimento di tutti i dati nel sistema meccanografico o la stampa vera e propria. 

Conservazione delle dichiarazioni

Le dichiarazioni vengono conservate da parte dell'intermediario e, in pochi casi, da parte del contribuente. Per quanto concerne la conservazione lato intermediario, questo conserva una "copia"  conforme ai dati inviati. Il documento NON RIPORTA la firma del contribuente e viene conservato al fine di assolvere gli obblighi a carico dell'intermediario. 

Pertanto nel considerare la scadenza dovremo tenere conto che l'obbligo di conservazione per l'intermediario, nasce nell'anno di imposta in cui la dichiarazione viene inviata. In sintesi tutte le dichiarazioni inviate nell'anno precedente , dovranno essere conservate entro la fine dell'anno in corso. Questo non significa che occorre produrre ora i documenti inviati un anno fa, significa che il termine ultimo per congelare l'archivio e affidarlo alla conservazione digitale sarà il termine dell'anno successivo. 

Per quanto concerne le dichiarazioni lato contribuente, nessuno vieta la conservazione digitale, ma va ricordato che tali documenti vanno "sottoscritti" in originale dal contribuente stesso e, a volte, da altri soggetti per cui la formazione elettronica dovrà rispettare tutte le formalità richieste. 

Conservazione libri sociali. 

La formazione dei libri sociali avviene durante il periodo fiscale. I verbali formati come documenti elettronici spesso  vengono accompagnati anche da marca temporale, al fine di avere data certa. Anche i libri sociali però vanno inviati in conservazione entro il termine dei 3 mesi dall'invio della dichiarazione. 

Pagamento dei bolli

L'articolo 6 comma 2 del DMEF 17/06/2014 dice testualmente :

Il pagamento dell'imposta relativa alle fatture, agli atti, ai documenti ed ai registri emessi o utilizzati durante l'anno avviene in un'unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio.

Per cui i bolli vanno saldati in via definitiva entro il 30 aprile. Il versamento è con F24, l'importo va calcolato in ragione di 1 bollo ogni 2500 registrazioni o annotazione, dove per annotazione si intende 1 accadimento contabile  a prescindere dalle righe di dettaglio.

Nessun invio impronta ma flag nella dichiarazione

L'esistenza di archivi elettronici a carico del contribuente va indicata nella dichiarazione dei redditi del periodo fiscale di riferimento, per cui nella prossima dichiarazioni dovrà essere indicato tale flag. 

In questi 10 anni con i nostri programmi sono stati generati tanti supporti sostitutivi, pensiamo che in totale siano più di 300mila ma tutto questo non è servito a nulla se non avete archiviato correttamente la ricevuta di presentazione della comunicazione dell'impronta.

Come avviene la verifica.

Ormai ogni settimana abbiamo un caso di verifica, la prima domanda che viene posta al momento della consegna dei supporti è quella di confrontare l'impronta inviata con l'impronta del supporto esibito. 

L'impronta inviata è riportata a pagina 2 della ricevuta per questo è di FONDAMENTALE importanza averla SEMPRE disponibile.

E' più importante la ricevuta della copia del file xml inviato.

 

 

 

 

 

Per confrontarla è necessario estrarre l'impronta dell'archivio consegnato.

Si può fare con mezzi propri , andandola ad estrarre dal file impronte.txt.p7m.tsr, oppure utilizzando il programma ArchiReader ,

ArchiReader vi chiede di indicare il percorso del supporto fisico, con Apri vengono elencati i volumi di conservazione presenti nel supporto, selezionando il volume, viene presentato il contenuto.

 

 

 

Con il comando Verifica supporto si ottiene il calcolo (inverso) della impronta. vale a dire che il programma controlla che le impronte dei files presenti nel supporto corrispondano con quelle del file di chiusura

 

 

 

 

 

 

Al termine,della verifica, presenta il sunto dei dati di chiusura: Impronta, Marca, Firma del responsabile e relativi certificati. 

Con il comando Report, il tutto può essere riportato in un file pdf.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Se andate a verificare la comunicazione, notate che l'impronta è la stessa che trovate nel file di chiusura e nella ricevuta

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Buona verifica.

Oggi scade il termine per la spedizione delle impronte degli archivi informatici formati nell'anno 2013. Scade anche il termine per il pagamento dei saldi e degli acconti relativi ai bolli sui documenti informatici.

A partire da Lunedi i bolli potranno essere versati solo con il modello f24 elide e non si potrà continuare ad utilizzare il modello f23.

Colgo l'occasione per ricordarvi anche che cambiano i codici dei versamenti, per il versamento normale si dovrà utilizzare il codice ​1505 Imposta di Bollo, mentre per le sanzioni, il codice pare sia A136 ​ LOCAZIONE E AFFITTO DI BENI IMMOBILI – Imposta di Bollo - Avviso di Liquidazione dell’Imposta-Irrogazione delle Sanzioni. Dico pare poichè la descrizione è un pò ambigua.

Le attività di pagamento dei bolli e invio delle impronte sono state , come sempre, più complesse di quelle di emissione e conservazione dei documenti .

Tanto per dare una idea , basta guardare il numero di telefonate che abbiamo ricevuto in questi due mesi, 1.418 nel mese di Dicembre (mese di chiusura degli archivi) e 1936 nel mese di Gennaio (spedizione impronte e pagamento bolli).

Proposte e richieste di semplificazione ne sono state fatte parecchie e sembra che un decreto in sostituzione del DM 23/01/2004 sia pronto da firmare . Le novità che dovrebbero essere introdotte sono diverse e ne abbiamo già parlato , si va dalla cadenza di conservazione che diventa annuale per tutti i documenti, all'abolizione della spedizione dell'impronta e dell'acconto sui bolli.

Riguardo l'ultimo argomento ho sempre espresso dei dubbi , non perchè non sia giusto anzi, la pratica degli acconti non è affatto comoda, ma solo per il fatto che il nostro Governo ha sempre bisogno di soldi e l'abolizione dell'acconto comporta degli incassi in meno.

La cifra è  irrisoria poichè sono ancora poche le aziende che generano documenti informatici (nel 2013 solo 140mila soggetti hanno dichiarato archivi elettronici su 6milioni di partite iva circa) ma per quanto piccola occorre in qualche modo trovare la copertura. 

Ci auguriamo quindi che , a prescindere dagli acconti, almeno sugli altri punti si arrivi , quanto prima ad una semplificazione. 

 

 

 

LEGGE 24 giugno 2013, n. 71 

Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 26 aprile 2013, n. 43, recante disposizioni urgenti per il rilancio dell'area industriale di Piombino, di contrasto ad emergenze ambientali, in favore delle zone terremotate del maggio 2012 e per accelerare la ricostruzione in Abruzzo e la realizzazione degli interventi per Expo 2015. Trasferimento di funzioni in materia di turismo e disposizioni sulla composizione del CIPE. (13G00117)

.......3. A decorrere dalla data di entrata in vigore della legge di conversione del presente decreto, le misure dell'imposta fissa di bollo attualmente stabilite in euro 1,81 e in euro 14,62, ovunque ricorrano, sono rideterminate, rispettivamente, in euro 2,00 e in euro 16,00. ...

Occorre quindi modificare tutti gli importi nel Tariffario imposte di bollo prima di calcolare eventuali acconti. Chi ha già versato l'acconto, applicherà l'aumento sul saldo .

Chi ha già stampato dei libri o registri soggetti a bollo PRIMA del 25/06 può fare due conteggi, elaborare il saldo al 25/06 con la vecchia tariffa e poi calcolare il saldo a gennaio con la nuova per il periodo stampato tra il 25/06 ed il 31/12.

Questa mattina la novità è una contestazione sulla conservazione di Libri Inventari causata da una "mancata numerazione sequenziale delle pagine".

In effetti capita spesso che l'inventario venga formato riportando in una stampa unica , diversi documenti come il bilancio xbrl, la nota integrativa, l'inventario delle merci etc. etc. Questi sono formati da origini diverse. se si stampano su supporto cartaceo pre numerato e vidimato, il problema della sequenzialità della numerazione non si pone, ma se si realizzano diversi documenti informatici, si dovrebbe dare una numerazione progressiva che parta dall'ultimo numero di pagina utilizzato o addirittura formare un documento unico.

Ma cosa dice il 2215 bis ?

"Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all'anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato."

Per cui la verifica della numerazione non si effettua andando a controllare i numeri assegnati alle pagine del documento ma andando a verificare l'applicazione delle firme e delle marche temporali con cadenza annuale.

Personalmente non amo il 2215 bis, sia nella versione attuale che in quella storica, però visto che c'è usiamolo.