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La conservazione digitale dei documenti fiscali, con il Decreto del Ministero delle Finanze del 17/06/2014 ha nuove scadenze, vediamo nel dettagli quali obblighi occorre osservare ed in che tempi.

Conservazione di stampe fiscali, libro giornale, inventari, cespiti, dichiarazioni. 

La norma fa riferimento ovviamente al periodo fiscale ed al termine di presentazione della dichiarazione. In un regime normale (anno fiscale coincidente con anno solare) il termine della dichiarazione è il 30/09.

La tenuta delle scritture e dei libri è disciplinata dall’articolo 7, comma 4 del DL n.357/1994 mentre la stampa dei libri sociali e registri obbligatori è disciplinata dall’art. 15 del DPR 600 del 1973 .

La stampa va effettuata entro 3 mesi dall'invio della dichiarazione dei redditi.

Nel caso di produzione di documenti elettronici la stampa coincide con la formazione  e la relativa sottoscrizione. quindi ENTRO IL 30.12. COME TERMINE ULTIMO i documenti dovranno esser formati ed inviati in conservazione.

Registro dei beni ammortizzabili 

Per il registro dei beni ammortizzabili, l’art. 16 del DPR 600/73 impone come termine di aggiornamento quello di presentazione delle dichiarazioni  pertanto il 30 settembre. Con il termine aggiornamento si può intendere l'inserimento di tutti i dati nel sistema meccanografico o la stampa vera e propria. 

Conservazione delle dichiarazioni

Le dichiarazioni vengono conservate da parte dell'intermediario e, in pochi casi, da parte del contribuente. Per quanto concerne la conservazione lato intermediario, questo conserva una "copia"  conforme ai dati inviati. Il documento NON RIPORTA la firma del contribuente e viene conservato al fine di assolvere gli obblighi a carico dell'intermediario. 

Pertanto nel considerare la scadenza dovremo tenere conto che l'obbligo di conservazione per l'intermediario, nasce nell'anno di imposta in cui la dichiarazione viene inviata. In sintesi tutte le dichiarazioni inviate nell'anno precedente , dovranno essere conservate entro la fine dell'anno in corso. Questo non significa che occorre produrre ora i documenti inviati un anno fa, significa che il termine ultimo per congelare l'archivio e affidarlo alla conservazione digitale sarà il termine dell'anno successivo. 

Per quanto concerne le dichiarazioni lato contribuente, nessuno vieta la conservazione digitale, ma va ricordato che tali documenti vanno "sottoscritti" in originale dal contribuente stesso e, a volte, da altri soggetti per cui la formazione elettronica dovrà rispettare tutte le formalità richieste. 

Conservazione libri sociali. 

La formazione dei libri sociali avviene durante il periodo fiscale. I verbali formati come documenti elettronici spesso  vengono accompagnati anche da marca temporale, al fine di avere data certa. Anche i libri sociali però vanno inviati in conservazione entro il termine dei 3 mesi dall'invio della dichiarazione. 

Pagamento dei bolli

L'articolo 6 comma 2 del DMEF 17/06/2014 dice testualmente :

Il pagamento dell'imposta relativa alle fatture, agli atti, ai documenti ed ai registri emessi o utilizzati durante l'anno avviene in un'unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio.

Per cui i bolli vanno saldati in via definitiva entro il 30 aprile. Il versamento è con F24, l'importo va calcolato in ragione di 1 bollo ogni 2500 registrazioni o annotazione, dove per annotazione si intende 1 accadimento contabile  a prescindere dalle righe di dettaglio.

Nessun invio impronta ma flag nella dichiarazione

L'esistenza di archivi elettronici a carico del contribuente va indicata nella dichiarazione dei redditi del periodo fiscale di riferimento, per cui nella prossima dichiarazioni dovrà essere indicato tale flag. 

La conservazione digitale dei documenti, dopo 11 anni di crescita molto lenta (al 2013 c'erano 150 mila ditte con archivi digitali ), finalmente vede dei numeri consistenti. Ciò è dovuto quasi esclusivamente al fenomeno fattura elettronica pa che sta "costringendo" centinaia di migliaia di aziende e professionisti  ad emettere fatture esclusivamente elettroniche. (c'è chi parla di 3 milioni di fornitori ma ci sembra un pò eccessivo visto che le partite iva attive sono 4 milioni 300 mila circa)

Rispetto dell'obbligo di conservazione

Ma tutti quelli che hanno inviato fatture elettroniche alla pa hanno effettuato anche la conservazione digitale a norma ?

Pare proprio di no, forti della nuova normativa che consente ai conservatori di rimandare fino alla fine dell'esercizio successivo il termine di scadenza per la produzione dei supporti di conservazione, pare che molti di questi documenti si trovino in uno stato ancora "provvisorio" di documenti "versati" ma non ancora inviati in conservazione .

Nel caso di imprese che si sono affidate a servizi esterni, il Produttore (colui che versa il documento) spesso e volentieri è lo stesso conservatore che agisce in qualità di "emittente" apponendo la propria firma al documento e provvedendo all'invio. 

Quindi in questi casi la ditta ha solo prodotto una fattura xml, l'ha affidata al terzo che dovrà poi provvedere alla emissione, spedizione, all'autoversamento e alla conservazione. 

Obblighi del contribuente

Le ultime precisazioni, circolari e interpelli hanno anche delineato meglio gli obblighi del contribuente ( e di conseguenza del conservatore) . 

Luogo di conservazione delle scritture

La circolare del 18E del 2014 aveva già precisato che Il luogo di conservazione delle scritture contabili (quello indicato dalla impresa tramite i modelli AA7 e AA9) deve includere l'indirizzo dove è posizionato fisicamente il server utilizzato dall'utente per la conservazione dei documenti elettronici. 

Tale disposizione risulta alquanto anacronistica nell'era del cloud, ma la norma è stata interpretata in maniera rigida e la conseguenza sarà appunto centinaia di migliaia di variazioni (forse più perché ci saranno poi cambiamenti continui da tenere aggiornate).

Questo significa che:

1 - Chi ha affidato la conservazione delle fatture elettroniche al suo commercialista che effettua INTERNAMENTE la conservazione, e lo ha già indicato come tenutario, non dovrà fare nulla. 

2 - Chi ha affidato ad un servizio esterno tale attività, dovrà:

• Farsi comunicare dal gestore del servizio l'indirizzo fisico del server da indicare nella comunicazione
• Effettuare la variazione del tenutario (Modello AA7 / AA9)
• Individuare correttamente in un documento interno, quali documenti sono conservati e da quale dei diversi tenutari (es. registri iva --> Studio xxx, Fatture elettroniche --> servizio xx presso etc.)

3 - Chi l'ha affidata ad un Commercialista che a sua volta l' ha affidata ad un servizio esterno , si dovrà vedere il tipo di modulistica sottoscritta, dallo studio e dall'azienda.

Se  si tratta di un contratto tra azienda e servizio (per cui l'affidamento a terzi avviene in forma trasparente) potrà semplicemente indicare l'indirizzo del servizio. 

Se invece l'affidamento è stato effettuato arbitrariamente dallo studio (cosa improbabile) sarà lo studio a fornire al contribuente gli estremi della conservazione. 

Il manuale della conservazione ed il Responsabile

L'altra puntualizzazione arriva da AGID. Anche se rivolta principalmente agli Enti (ricordiamo che per tutti gli enti iscritti nell'elenco IPA, vi sono regole più stringenti) l'Agid precisa che dove vi è conservazione digitale vi deve essere un responsabile ed un manuale a prescindere dall'affidamento a terzi del servizio di conservazione.

Tale disposizione o precisazione risultava alquanto ovvia dalla normativa, la responsabilità della conservazione e della esibizione dei documenti rimane in capo al contribuente o all'Ente a prescindere dal fatto che questo abbia affidato a terzi talune attività e che queste vengano svolte correttamente.

Per cui è il contribuente il primo che deve esibire quel minimo di documentazione necessaria affinché il suo archivio digitale sia identificabile, comprensibile, raggiungibile, distribuibile. 

Il flag su modello Unico

Infine vi è un piccolo ulteriore obbligo per chi fa conservazione digitale dei documenti. anche se si conserva, in maniera sostitutiva (cioè senza avere copie cartacaee) 1 solo documento elettronico o 1 sola fattura elettronica, si dovrà indicare nel modello unico tale situazione attivando l'apposito flag come già trattato nel forum 

Captidoc è il sistema per la registrazione automatica delle fatture. qui potete scaricare il depliant

Permette di semplificare enormemente il processo di raccolta e registrazione delle fatture e di attivare la raccolta elettronica.

Per diffondere la conoscenza della soluzione Captidoc, sia a livello generale che a livello tecnico, sono stati organizzati una serie di eventi on line per le diverse figure professionali che dovranno interagire con il sistema. 

Presentazioni commerciali – gratuite (codice: ccap01p)

La presentazione commerciale della durata di 1,5 ore circa, affronta la questione del trattamento dei documenti contabili nel suo insieme, analizza i comportamenti attuali e dimostra la validità del sistema Captidoc sia in termini di riduzione dei costi che di aumento della qualità del lavoro.  Link Stanza Captidoc Necessaria la prenotazione qui

Aprile               1 - Giovedì 23 ore 15,00         2 -Giovedì 30 ore 15,00

Maggio            3 -Giovedì 7 ore 10,30             4 - Giovedì 21 ore 15,00                    5 - Giovedì 28 ore 10.30

Giugno            6 - Giovedì 4 ore 10,30            7 -Giovedì 18 ore 15,00                      8 - Giovedì 25 ore 10,30

Presentazioni commerciali Rivenditori – gratuite (codice: ccap02pr)

Al termine delle presentazioni, si svolgono dei briefing rivolti ai rivenditori, con la finalità di illustrare le politiche commerciali del sistema e i prodotti accessori indispensabili per un buon funzionamento. Durata 1 ora.

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1 - Aprile         - Giovedì 23 ore 17,00                        2 - Giovedì 30 ore 17,00            3 -Maggio -Giovedì 21 ore 15,00

4 - Giugno – Giovedì 18 ore 17,00

Corso Base Captidoc Operatori    Euro 60 a collegamento (codice: ccap03u)

Destinato a chi deve utilizzare il sistema, illustra le modalità di gestione di tutti i processi. Durata        4 ore

1. Configurazione della raccolta dei documenti
2. Ricezione e trattamento dei documenti elettronici
3. Configurazione del sistema di scansione e di etichettatura
4. Ricezione e trattamento dei cartacei
5. Controllo delle registrazioni
6. Personalizzazione
7. Esportazione prima nota
8. Importazione nel gestionale
9. Aggiornamento finale

Maggio:           1 - Lunedì 4 ore 9 – 11 1’ Parte -ore 15 – 17 2’ parte                       2 -Venerdì 29  ore 9 – 11 1’ Parte ore 15 – 17  2’ parte

Giugno            3 - Lunedi 22 ore 9 – 11 1’ Parte - ore 15 – 17 2’ parte

Partecipazione ad invito, Prenotazione qui

Corso Avanzato Captidoc Assistenti        Euro 60 a collegamento (codice: ccap04ur)

Gli assistenti, i responsabili di sistemi, e tutti coloro che vogliono essere abilitati alla installazione e alla gestione del sistema Captidoc, oltre al corso Operatori, devono effettuare il Corso Avanzato che permette di conoscere in maniera più approfondita la parte operativa e affronta le problematiche della installazione iniziale e della manutenzione del sistema.

Maggio            1 - Martedi 5 ore 14.30 – 18.30                                  Giugno            2 - Venerdi 5 ore 14.30 – 18.30

Partecipazione ad invito, Prenotazione qui

Da gennaio vige la regola dello Split Payment, sostanzialmente l'iva relativa alle fatture emesse verso la p.a., non viene pagata al fornitore, ma viene versata direttamente all'erario. 

Il problema pare sia quello di come indicare lo split payment nella fattura elettronica che prevede campi molto specifici. 

Alcune precisazioni,

l'iva c'è, viene versata dal cliente (pubblica amministrazione) in luogo del fornitore. Il fornitore, di fatto , si troverà con una annotazione iva non dovuta e per lui il debito diventa zero.

Per l'acquirente però l'operazione è soggetta ad Iva quindi I singoli prodotti della fattura elettronica dovranno riportare l'aliquota, il riepilogo dovrà riportare i totali distinti per aliquota 

Quindi non si tratta di "non esporre l'iva" ma di escluderla dal pagamento e trattarla sia dal punto di vista finanziario che di liquidazione periodica e contabile, in un modo specifico.

I campi della Fepa

Vediamo  i campi che , a nostro parere, dovranno essere valorizzati correttamente. 

Sezione 2.2.1, Dettaglio linee

nel dettaglio  linee i prodotti saranno assoggettati ad iva normale

Sezione 2.2.2 Dati Riepilogo

1 Esigibilità  

Non è ne differita ne immediata, è regolata tra l'Ente e l'Erario, quindi si ritiene si possa lasciare non compilato.

L'aliquota va applicata, potrebbe però essere opportuno specificare nel campo Riferimento Normativo che si tratta di iva applicata secondo Art.17 ter DPR 633/1972  ma non è indispensabile. Il Riferimento Normativo è obbligatorio solo in caso di non applicazione dell'iva.

Su questo punto va detto che un eventuale aggiornamento del campo "Esigibilità Iva" potrebbe chiarire ogni dubbio.

Sezione 2.4 Dati pagamento

qui abbiamo la differenza sostanziale, l'importo da pagare è solo quello relativo all'imponibile.

Così la fattura dovrebbe essere corretta da tutti i punti di vista tuttavia occorre aspettare l'emanazione del decreto attuativo o di una eventuale circolare per avere certezze in merito.

Nel frattempo chi deve assolutamente inviare una fattura elettronica con lo Split Payment può seguire queste indicazioni.

Programma dell'evento

Per informazioni:
qui il  Link diretto al modulo iscrizioni oppure consultare il sito  www.multimediait.com o scrivere a segreteria@multimediait.net

Abbiamo risposto ieri ad un post su linkedin dove si affermava che la visualizzazione di una fattura pa, avviene semplicemente avviando il file xml al browser.

Non è così, vediamo i diversi casi e come ci si deve comportare, precisando che nei nostri programmi abbiamo adottato la soluzione 3 cioè un visualizzatore apposito , oltre alla visualizzazione con browser che però (come di seguito specificato) ha problemi con firme e allegati.

La visualizzazione delle fatture pa, non avviene sempre allo stesso modo a causa della diversità che si può riscontrare nella fattura stessa.

Caso 1 Conservazione di fatture pa con firma Cades.

In conservazione portiamo il .p7m, la visualizzazione presuppone:
la verifica della firma (opzional ma non tanto)
b estrazione del file xml,
c abbinamento del foglio di stile che :
c.1 se va bene è dichiarato nel file xml.
ma se è dichiarato ci nasce un problema che esaminiamo dopo.
c 2 se non è dichiarato va "forzato" tenendosi da qualche parte un foglio di stile standard
In ogni caso, abbiamo anche gli allegati da visualizzare e non so dire al momento come si comporta il browser nei vari casi (per ora li perdo)

Caso 2 fatture pa con firma xades.

In questo caso possiamo avviare direttamente la visualizzazione con il browser però non viene visualizza la firma xades . Allegati come sopra.
Questione 3 Inconvenienti del foglio di stile standard:
1. - non offre una visualizzazione molto compatta. Esempio qui http://www.multimediait.com/fattura_elettronica_pa.aspx
2. - Non è detto che nel file xml sia dichiarato il foglio di stile . In questo caso o si forza ad utilizzare quello standard (ma anche questo non lo fa il browser) o viene visualizzato l'xml as is.
3. - Se lo stile è dichiarato nel file xml ed è disponibile all'url indicato, allora funziona la visualizzazione con il browser .
Utilizzando però fogli di stile personalizzati (ognuno potrebbe creare il proprio foglio di stile ottimizzato per i suoi dati) non siamo certi che la visualizzazione sarà corretta (chi certifica il foglio di stile e ci garantisce che non confonde i campi ?) .

Caso 3 Visualizzatore apposito

Infine c'è una ulteriore ipotesi, che il software di consultazione dei pacchetti di distribuzione (e di quelli di conservazione) sia dotato anche di un visualizzatore per le fatture pa. In questo caso sarà il visualizzatore che:
in caso di file .p7m verifica la firma e crea il set di files temporanei per la visualizzazione. Oppure
in caso di xml con xades avvia la verifica della firma e la visualizzazione (senza creare copie temporanee) .
Il visualizzatore dovrà consentire inoltre:
la consultazione diretta dei dati della fattura, e/o
la selezione del foglio di stile e la visualizzazione nel browser, e/o
la visualizzazione degli allegati

Sono proliferate (come funghi) le offerte di "servizi di conservazione". Spinti dalla fattura elettronica per la pubblica amministrazione che nonostante l'ampio preavviso, ha trovato molti ancora disorganizzati, molti "vendor" hanno pensato bene di offrire un servizio di conservazione on line in alternativa ai classici programmi di conservazione da installare sulla propria rete o sul proprio cloud. 

Chi è già dotato di un sistema di conservazione

Chi ha già un sistema di conservazione basato sui nostri programmi Archivia Plus e ArchiMedia, per poter conservare correttamente le fatture elettroniche p.a. non deve fare nulla di più di quel che già sta facendo per gli altri documenti . 

Archiviare automaticamente il file, Applicare la firma, Effettuare la conservazione periodica. 

Il tipo di licenza (multi aziendale) permette di attivare questa funzionalità per TUTTE LE DITTE GESTITE a costo zero. 

Chi deve avviare un sistema ex novo.

Con la soluzione NoPrint, si è già in grado di fare tutte le operazioni sopra descritte. La soluzione no print si attiva in un giorno ha un costo molto contenuto ed è facile da utilizzare.

Ovviamente avendo il sistema installato si potrà agevolmente procedere anche allaconservazione di stampe fiscali, dichiarazioni etc.

L'unico difetto della soluzione "no print" è nella mancanza del modulo di protocollo che, come sapete, è molto comodo per la conservazione delle pec. Tuttavia per la gestione delle fatture elettroniche , si possono archiviare tranquillamente le ricevute e per avere anche il protocollo si può passare alla versione Suite.

 Anche qui, il costo è unico per tutte le ditte gestite. 

La spedizione

La spedizione in assenza di canale può essere fatta via PEC , aumenta anche il limite massimo del file che arriva fino a 30 mb. Si raccomanda di usare la pec della ditta e , dopo l'invio del primo messaggio, usare come destinatario quello indicato dal servizio SDI.