Vi piacerebbe ricevere fatture elettroniche e ottenere le registrazioni contabili e di magazzino automatiche ?
A chi non piacerebbe, e tutto sommato farlo non sarebbe neanche difficile.
- A e B (Fornitore e cliente ) si accordano su un formato elettronico
- A invia a B le fatture nel formato concordato, se necessario ci aggiunge la firma digitale.
- B si fa personalizzare i programmi gestionali e legge i dati della fattura dal formato elettronico.
- Ovviamente B conserverà la fattura elettronica, e con cadenza QUINDICINALE provvederà a generare il supporto di conservazione.
- Se il formato è xml non basterà conservare il file ricevuto, ma si dovrà avere sempre disponibile il file xsd e xsl (definizioni stile)
- Inutile dire che se vi serve una copia cartacea oppure dovete visualizzare la fattura "da umani" e non farla leggera al computer, correte il rischio di avere documenti chilometrici perchè negli xml si mettono tanti dati, ma ri visualizzarli non è così banale come aprire un pdf.
- Altrettanto ovvio che il fornitore A , dovendo inviare fatture a N clienti potrebbe essere tenuto a produrre diversi formati ,
- Così come B (Cliente) che si avvale di diversi fornitori per ricevere le fatture elettroniche da tutti dovrebbe attrezzarsi per leggere i vari formati proposti.
Non è difficile, ma non è semplice e lo dimostrano i numeri, ad oggi in Italia risulta che gli archivi di fatture digitali siano utilizzati da meno di 4.000 soggetti fiscali (le partite iva son 5 milioni quindi sotto l'1xmille)
(In questo testo si analizza con maggiore dovizia il numero di archivi digitali tributari dichiarati in Italia nel 2013)
Tuttavia ad una lettura semplice del problema, viene subito in mente la soluzione semplice, perchè non adottare tutti lo stesso tipo di fattura elettronica ?
Già, tutti uguali, tutti con il grembiulino ble il nastro azzurro e non so che altro. Beh gli affari non sono così, ognuno ha la sua particolarità la sua esigenza, la sua difficoltà ad adeguarsi, le sue simpatie e non si può OBBLIGARE nessuno, si può al limite consigliare l'uso di terminologie e metodi di descrizione comuni che consentano ai tanti, anche se diversi, di dialogare reciprocamente o quanto meno di non avere definizioni sempre diverse che renderebbero più complesso il trattamento comune.
Fattura complessa e semplice a confronto.
Ma la tecnologia è così antiquata da non saper ricavare i dati da un qualsiasi documento elettronico ?
Andiamo per ordine, lo scorso anno è stata approvata una norma che riconosce lo status di "fattura elettronica" a qualsiasi formato elettronico di cui si possa garantire "l'autenticita' dell'origine, l'integrita' del contenuto e la leggibilita' ".
Questa semplificazione non ha portato alcun effetto, sarà colpa della crisi, della scarsa propensione all'uso dei documenti informatici, oppure del limite temporale dei 15 giorni (DM 23/01/2004) ma nel 2013, pur avendo realizzato nuove installazioni di conservazione sostitutiva in numero simile al 2012, non c'è alcun incremento dei clienti propensi a conservare elettronicamente le fatture.
Dall'elettronico si ri produce cartaceo.
L'aspetto, se volete, più assurdo è che anche chi ha un archivio elettronico delle fatture ricevute, quando riceve una fattura pdf dai fornitori, continua a stamparla per poi ri-acquisirla digitalmente. Riteniamo (ma è una nostra opinione non suffragata da indagine) che la causa principale siano i 15 giorni di termine di conservazione in cui si incorre quando si attiva l'uso di "originali elettronici" ma qualunque sia la causa, va rimossa perchè così lo scambio elettronico dei documenti e in particolare delle fatture non crescerà mai.
Obbiettivo Europa 2020
L'obbiettivo Europeo è d avere entro il 2020 almeno il 50% di fatture B2B (tra imprese) scambiato in modalità elettronica. Per fare questo lo Stato Italiano, al momento, ha in corso 2 iniziative, La Fattura elettronica per la pubblica amministrazione e Le nuove regole tecniche
Fattura elettronica PA
Entro giugno del 2014 la Pubblica Amministrazione Centrale avvierà la ricezione per Ministeri ed Enti centrali, entro giugno 2015 probabilmente anche Comuni Regioni e Provincie il sito fatturapa.gov.it riporta tutte le regole del caso e le specifiche del formato. In questo articolo ne abbiamo parlato , in quest'altro abbiamo pubblicato un esempio e qui trovate una discussione già iniziata.
Può non piacere, ma può anche funzionare, chi emette fatture dovrà essere un pò più preciso e schematico di come è stato fino ad oggi, chi le riceve può svolgere un ruolo fondamentale per semplificare i processi contabili della pubblica amministrazione. Va fatto e va fatto bene e quanto prima.
Regole Tecniche.
Anche di queste ne abbiamo parlato a lungo, e le osservazioni fatte sono numerose, questo documento inviato in occasione della prima bozza ci sembra che non sia stato preso minimamente in considerazione. Dobbiamo anche dire che la discussione non entusiasma neanche gli operatori , si comincia a intravedere una sorta di "rassegnazione" a norme astruse a cui piano piano ci si abitua e ci si adega.
Comunque l'ultima bozza è quella discussa in quest'articolo e come si applicherà lo vedremo quando sarà approvata.
PA motore per lo sviluppo delle aziende.
In pratica l'unica iniziativa concreta in prospettiva 2020 e la fattura elettronica per la p.a. , riuscirà questa a risvegliare nelle imprese la voglia e l'interesse a scambiare documenti elettronici ?
Tessuto economico particolare
Prima di passare a delle conclusioni, consentiteci di fare qualche altra considerazione. Chi ha partecipato all'evento del 18 ottobre ha sicuramente notato una slide presentata dal Dott. Claudio Rorato della School of Management del Politecnico di MI .
In Italia ci sono circa 6 milioni di imprese, 115.000 commercialisti. Il 95% delle imprese è classificato Micro cioè sotto i 10 dipendenti.
Ora, non sappiamo quante di queste si rivolgono al Commercialista anche per lo svolgimento dei normali adempimenti contabili, ma tutto lascia pensare che si tratti di numeri nell'ordine dei milioni, forse 3 o 4.
Obbiettivo Europa senza Commercialisti e Centri servizi è impresa impossibile
I numeri nella loro cruda realtà ci fan capire che se i Commercialisti e i Centri servizi che svolgono le operazioni contabili per conto di milioni di aziende, non vengono messi in condizione di trattare agevolmente i documenti elettronici, arrivare ad uno scambio elettronico per almeno il 50% delle fatture (obbiettivo Europeo) entro 6 anni non è facile.
Quanti possono essere i documenti elettronici
Se proviamo a cercare un fornitore disposto a inviarci le fatture in un qualsiasi formato elettronico interpretabile (xml) forse non ne troviamo nessuno.
Se ci accontentiamo di un semplice file PDF , le cose cambiano radicalmente. Possiamo ricevere un PDF da gran parte dei fornitori "Nazionali" (telefonia, servizi gas , elettricità) . Tra l'altro per questi fornitori i formati di fattura (estremamente personalizzati) sono uguali in tutto il paese .
Sono altrettanto numerose le aziende che emettono fatture in formato pdf e che potrebbero inviarle in sostituzione del cartaceo.
Si possono ottenere in pdf anche tutti i documenti che trattiamo con l'home banking, si possono produrre in pdf tutti i documenti riepilogativi interni (esempio i rimborsi spese).
Le annotazioni per le registrazioni Intra, possono essere elettroniche , i prospetti di rilevazione del costo del personale anche. Biglietti aerei treni, noleggi auto, sono trattamenti spesso completamente elettronici.
Dunque, volendo, gli archivi potrebbero essere già formati in modalità elettronica ma solo 3500 su qualche milione lo fa.
PERCHE' ?
Il processo di conservazione degli originali elettronici in azienda.
In una azienda è relativamente semplice organizzare la conservazione dei documenti elettronici emessi e ricevuti. Con un minimo di organizzazione e il nostro software si ottiene facilmente raccolta, indicizzazione e collegamento con il gestionale per ogni documento elettronico ricevuto.
I termini di risparmio e semplificazione SONO SIGNIFICATIVI. Per ricevere, ordinare, registrare e conservare i documenti cartacei facciamo 7 operazioni, se sostituiamo la conservazione cartacea con la scansione, ci risparmiamo la fotocopiatura (richiesta spesso) e la fascicolazione delle copie.
Con un processo di ricezione e conservazione elettronica le operazioni da fare sono solo 2 , inserire il file nel sistema di conservazione, generare la registrazione contabile o di magazzino.
Abbiamo aggiunto una terza attività opzionale, perché semplificare così tanto ci sembrava troppo.
Il processo di conservazione degli originali elettronici negli studi e nei centri servizi.
Se in azienda è molo facile negli studi e centri servizi è più complesso perché il documento elettronico arriva all'azienda e subisce quindi un passaggio in più.
Anche se più complesso comunque non impossibile anzi, diventa sempre più importante per gli studi organizzarsi ed aprire un canale telematico di comunicazione con la clientela. Tuttavia il processo di ricezione, registrazione e conservazione dei documenti è un pò più articolato. Il documento arriva alla ditta cliente dello studio che ha bisogno di un "canale di invio" per far arrivare il documento elettronico allo studio e consentire la registrazione.
Il tutto è già supportato dai nostri programmi (ArchiFile) che consentono di attivare facilmente la spedizione / ricezione dei file da e per le ditte. Lo schema illustra il sistema. La ditta viene dotata di software gratuito e di etichette. Le etichette servono per protocollare i documenti cartacei che attraverso un qualsiasi scanner vengono trasformati in elettronici ed inviati allo studio. I documenti originali elettronici, devono solo essere identificati (Fattura Nota credito Estratto conto etc. ) e inviati cosi come sono allo studio.
Il sistema di ricezione di ArchiFile provvede , in base al mittente, al tipo documento e al formato , ad assegnare i protocolli adeguati e ad inserire la versione elettronica del documento nella videata di registrazione.
Ovviamente , anche se i cartacei sono stati trasformati in elettronici, questi sono costituiti da immagini del documento e non contengono informazioni testuali (dati)
Quelli originali elettronici invece, spesso e volentieri sono formati in modalità vettoriale, contengono il testo, le informazioni del carattere e i dati di impaginazione .
Questo ultimo particolare è molto importante e vedremo nel seguito perché.
OCR tecnica per ricostruire il testo partendo da una immagine.
Dei documenti cartacei abbiamo una immagine, è quindi possibile ricostruire il testo originale applicando una tecnica OCR (Optical Caracter recognition). Il Motore OCR (nel nostro caso usiamo Abbyy fine reader) tenta di capire dalle immagini, le parole e memorizza un pdf contenente l'immagine (primo piano) e il testo riconosciuto (secondo piano) .
Limiti dell'OCR potenzialità del pdf .
Ovvio che questa tecnica ha dei limiti o meglio, sommando la perdita di informazioni che si ha quando si acquisisce l'immagine del documento , alla perdita di testo che si ha con l'OCR , il risultato è che non tutti i dati presenti sono correttamente riconosciuti.
In queste immagini che seguono , vediamo una parte di una fattura. Come vedete la scritta nera su fondo grigio, quando viene acquisita come immagine perde di contrasto e il riconoscimento fa fatica a ricostruire correttamente il testo. La versione pdf (elettronico originale) invece restituisce un risultato PERFETTO.
Conclusioni
Che siate partiti da un documento cartaceo o da uno elettronico, attivando la conservazione sostitutiva dei documenti contabili, avete già ottenuto 3 risultati:
1 - per i documenti nativi elettronici avete più che dimezzato le attività di gestione. Avete documenti chiari, facilmente leggibili .
2 - tutti i documenti (cartacei ed elettronici) sono disponibili nel vostro sistema, possono essere richiamati, visualizzati, firmati, aggiornati, collegati, fascicolati con estrema semplicità e da ogni posto di lavoro.
3 - Applicando l'Ocr sui cartacei, tutti i vostri documenti contengono testo e dati leggibili automaticamente. Ripetiamo però il concetto, quelli cartacei potranno avere errori, quelli elettronici salvo rari casi , conterranno dati e testo esatti al 100%
CaptiDoc
L'idea è antica (circa 6 anni) ma le condizioni per svilupparla non erano favorevoli, i documenti elettronici erano sostanzialmente inesistenti e passare per i cartacei lo abbiamo detto, genera errori. Ora le condizioni sono ben diverse , le linee sono veloci, il numero di ditte collegate a internet è notevolmente aumentato, sono numerosi i fornitori che possono inviare fatture elettroniche (pdf), sono numerose le ditte che poducono fatture elettronice (pdf), gli strumenti di scansione (scanner) sono più abbordabili, veloci e precisi. Sono invece una rarità e ancora pochissime quelle che producono fatture registrabili (xml) ma siamo fiduciosi e speriamo che aumenteranno. abbiamo quindi deciso di riprendere il progetto antico, di adeguarlo ai tempi ed è con grande piacere che annunciamo il completamente dell'applicativo CaptiDOC.
Che cosa è CaptiDoc
E' un sistema composto da 3 componenti software standard a disposizione del cliente, e un 1 modulo personalizzato per interfacciare il proprio gestionale. Il tutto è coordinato da un deposito Centrale di informazioni sempre collegato con i client.
I 3 componenti sono; un motore OCR , un motore semantico e un validatore di risultati .
Il deposito centrale contiene le regole necessarie per estrarre automaticamente dati da numerosi tipi di documenti e secondo diversi "modelli logici" per effetture registrazioni contabili, di magazzino, codifiche, classificazioni, fascicolazioni e quant'altro. Il deposito centrale , provvede a tenere aggiornati in maniera automatica tutti i sistemi collegati, fornendo sempre le regole più precise e raccogliendo dai client gli errori per perfezionare le capacità cognitive.
L'originalità
CaptiDOC ha un approccio al riconoscimento di tipo semantico, in grado quindi di ricercare numerose tipologie di dati sulla base della presenza di specifiche parole o frasi ma contiene anche un riferimento spaziale in grado di identificare un dato ovunque si trovi.
Il "set di dati" viene stabilito sulla base di "modelli logici". Ad esempio il modello "fattura contabile" consente di estrarre da qualsiasi fattura comunque formata:
- Partite iva e codici fiscali dei soggetti riportati
- Riconosce tutte le partite iva europee
- Totali:
- totale fattura, imponibile , iva , totale anticipi, totale acconti, totale da pagare.
- IVA
- Imponibili, iva, percentuali, codici , eventuali descrizioni di esenzione
- Spese:
- Spese Trasporto, spese bolli, spese incasso, spese imballo, spese contrassegno, varie e postali, nonché tasse di concessione (utili per le telefoniche),
- Totali Merce
- Lordo merce, sconto percentuale, sconto importo, netto merce
- Ritenute, cassa malattia e numerose altre informazioni utili come tati, comuni, email, siti web,
Abbiamo già iniziato a testare il sistema su larga scala e i risultati sono ESAGERATAMENTE PRECISI nel caso di documenti originali PDF, soddisfacenti nel caso di documenti cartacei sottoposti ad OCR.
Il modello fattura e le prime installazioni di test verranno resi disponibili a breve.
Nel frattempo, chi utilizza già i nostri programmi per la scansione e conservazione dei documenti contabili, può partecipare alla fase di pre campionamento.
Con apposite funzioni che trovate nell'ultimo aggiornamento di ArchiMedia e Archivia Plus, potete estrarre i "campioni" dei vostri fornitori ed inviarceli. Li useremo con estrema riservatezza per prepararvi un set di regole personalizzato e consentire fin dall'avvio , di avere il massimo riconoscimento possibile.
Per partecipare al test contattate il servizio assistenza (assistenza@multimediait.net) vi verrà attivato un utente particolare che vi consentirà di inviare i campioni.
E' però importante che organizziate DA SUBITO la raccolta elettronica dei documenti e che formiate i vostri clienti più preparati all'invio dei documenti elettronici, solo così eviterete di accumulare errori sciocchi dovuti solamente alla qualità della scansione.