Disegnare, controllare e documentare l'archivio elettronico
Che partiate dalle strutture predefinite o dal disegno di un sistema totalmente personalizzato, il modulo di configurazione (ArchiConfig) vi offre tutte le funzionalità per organizzare e gestire il vostro archivio informatico. L'amministratore del sistema può:
- Definire Aree,
- Archivi,
- Permessi,
- Fascicoli,
- Collegamenti,
- Regole di funzionamento.
Per ogni archivio/catalogo si possono
impostare numerosi campi di indicizzazione, collegare dizionari, definire automatismi che agevolano l'inserimento e la ricerca.
Se attivate la conservazione sostitutiva, nei permessi trovate anche l'assegnazione dei responsabili della conservazione e nella definizione degli utenti, l'associazione della firma digitale.
Ogni utente può applicare firma digitale a documenti, processi, annotazioni . I responsabili possono arricchire le funzioni di conservazione di lungo periodo con la gestione della conservazione a norme, applicando firma digitale e marca temporale al file di chiusura che garantisce l'originalità e l'autenticità dell'intero archivio. Continua ......
Conservazione di lungo periodo (ArchiMaster)
La Masterizzazione (modulo ArchiMaster) è una tecnica per garantire una conservazione sicura di lungo periodo. Se è attiva la conservazione sostitutiva, il programma aggiunge alle operazioni di conservazione la gestione delle firme digitali, delle impronte e delle marche temporali.
La masterizzazione crea un "pacchetto di conservazione" formato dai metadati, dai files che rappresentano i documenti e da una serie di altre informazioni utili compreso un programma gratuito di consultazione denominato ArchiReader. Il pacchetto di conservazione può essere creato o duplicato in un qualsiasi supporto di conservazione di cui si possa garantire la leggibilità nel tempo. Gli utenti continuano ad utilizzare i documenti come se fossero ancora nel sistema di archiviazione, ma il programma preleva i file dal pacchetto di conservazione in maniera trasparente.
Estensione del Data Base
La gestione di un elevato numero di utenti o di documenti può spingere all'uso di data base condivisi (in luogo di file condivisi) . Sono disponibili 2 estensioni, per data base di tipo Microsoft Sql express (capacità massima 10 gb di dati) e per Microsoft Sql Server . Il passaggio dalla versione base alla versione Sql avviene con un tool di conversione totalmente automatico.