Fascicoli

I documenti vengono normalmente classificati in base alla loro tipologia (fatture, comunicazioni, bolle, ordini) e al periodo (anno), ma capita spesso di dover gestire insiemi di documenti eterogenei. I fascicoli assolvono a questo compito; sono insiemi di documenti provenienti da archivi diversi, raggruppati in cartelle. Il responsabile dell'archivio o l'utente stesso, potranno quindi creare fascicoli per ogni tipo di problematica.

Collegamenti

I collegamenti, invece, consentono di legare tra loro documenti, indipendentemente dalla loro appartenenza o meno ad un fascicolo o ad un archivio. Si tratta di una sorta di link tra record che contengono documenti e che facilitano il passaggio dall'uno all'altro. Classico esempio di collegamento è la sequenza ordine - bolla - fattura. Se abbiamo generato i collegamenti, dopo aver ricercato la fattura possiamo visualizzare con un click le bolle richiamate e da ogni bolla l'ordine relativo. I collegamenti si possono creare manualmente o automaticamente con le funzioni di lettura degli Spool di stampa (ArchiSpool).

Visione logica / fisica

Fascicoli, cartelle e collegamenti forniscono in pratica una visione logica dell'archivio, indipendente dalla composizione fisica, agevolando le fasi di ricerca e di associazione dei documenti.