Se proviamo a guardare le nuove norme sulla conservazione dal lato del responsabile, otteniamo un altro punto di vista che evidenzia alcune lacune.
Il Responsabile di fatto , in questa organizzazione del sistema dove la sua responsabilità inizia con il versamento, non partecipa minimamente alla gestione del sistema documentale e si trova solo a gestire la patata della conservazione.
La prima cosa che si fa, in genere, quando si imposta un "sistema" è quella di definire le caratteristiche che ne determineranno il funzionamento. In questa fase si creano "gli archivi" o cataloghi, dove i documenti verranno indicizzati e per ogni campo e ogni catalogo si definiscono criteri, controlli, limiti.
Tutto questo in genere è pianificato all'interno del sistema documentale, per far si che nella fase di conservazione i dati siano già "puliti" e pronti .
L'impostazione delle norme è alquanto diversa, il sistema documentale "versa" al sistema di conservazione una serie di dati e oggetti unitamente ai parametri per la generazione del pacchetto di Archiviazione ed di esibizione.
Facciamo un caso molto semplice, il nostro pacchetto di "fatture" alla numero 100 ha una limitazione di accesso, la può vedere solo l'utente Giovanna del nostro Dominio o le autorità. Come fa il povero responsabile a gestire una condizione del genere ?
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