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Il Ministro per la Pubblica Amministrazione e la semplificazione Gianpiero D'Alia ha firmato oggi due decreti adottati in attuazione di alcune disposizioni del Codice dell'amministrazione digitale, in materia di protocollazione e conservazione dei documenti informatici

Se cercate nel forum e nei documenti del sito trovate una marea di articoli e manuali che riguardano i Bolli sui documenti informatici e le loro modalità di assolvimento. Val la pena quindi riepilogare la situazione normativa e poi raccontare gli utlimi fatti.

I bolli sui documenti informatici sono regolati dal DM 23/01/2004 art. 7 che fa riferimento alle modalità di versamento previste dal decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 237.

Cosa occorre fare ?

in primis (cosi dice il dm ) "L'interessato presenta all'Ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero presuntivo degli atti,  dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l'anno, nonché l'importo e gli estremi dell'avvenuto pagamento dell'imposta."

Il decreto quindi parla espliitamente e chiaramente di documenti , atti, registri emessi durante l'anno. Non definisce un momento in cui si debba fare questa attività ma specifica la natura preventiva rispetto all'azione di emissione.

Che cosa si intenda per emissione viene chiarito nel comma successivo dove si stabilisce che :

"Entro il mese di gennaio dell'anno successivo è presentata dall'interessato all'Ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell'anno precedente e gli estremi del versamento dell'eventuale differenza dell'imposta."

E' molto esplicito quindi il riferimento ai documenti atti e registri e quello alla emissione e formazione.

Circolare 5E

La circolare 5/e del 2012 ribalta un pò i punti di visti ma rimanda al dm su citato per i documenti informatici

Si osserva preliminarmente che i registri - a prescindere dal formato digitale o analogico - scontano l’imposta di bollo, se dovuta, prima di essere
posti in uso. Vale a dire, antecedentemente al momento della prima registrazione relativa al periodo d’imposta, secondo quanto stabilito dall’articolo 2 del decreto  del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642, ai sensi del quale  “L’imposta di bollo è dovuta fin dall’origine per gli atti, i documenti e i registri  indicati nella parte prima della tariffa, se formati nello Stato, ed in caso d’uso  per quelli indicati nella parte seconda.” (cfr. anche la circolare del 22 ottobre  2001, n. 92/E, paragrafo 2.1). ......

Nel caso in cui il contribuente opti per la tenuta come documenti informatici, l’imposta è assolta secondo la modalità e nei termini di cui all’articolo 7 del D.M. 23 gennaio 2004

Cosa è Accaduto ieri a fronte della presentazione di una lettera per il pagamento dei bolli 

Ciao a tutti, il cliente che inizia ad archiviare i libri giornale e gli inventari del 2012, ha generato gli F23 e le lettere Agenzia Entrate. Oggi è andata all'Agenzia Entrate ma la persona dell'agenzia ha sostenuto che con quelle lettere i bolli saranno utilizzabili solo per le registrazioni del 2014. Allego una lettera ad esempio. E' corretta per l'archiviazione 2012?

Se viene interpretata alla lettera la circolare 5e prima parte, il pagamento sarebbe valido per le registrazioni del 2014 che verranno emesse e formate COME LIBRI DOCUMENTI ATTI E REGISTRI, entro dicembre del 2015.

Se si interpreta la seconda parte come preminente allora stiamo comunicando i documenti che verranno prodotti "nell'anno",  possiamo quindi utilizzare il versamento per quelli del 2012 che emetteremo o formeremo entro dicembre 2013.

Ma si può andare avanti così ?

 il problema è : 

1 - le firme digtali (digitali e qualificate) sono basate su certificati digitali che hanno una durata limitata (in Italia 3 anni) e che possono essere revocati.

2 - al ricevimento o alla produzione di un file , il responsabile del procedimento  può verificare la validità, ma ottiene una conferma valida in quel momento. Già pochi secondi dopo il certificato potrebbe essere revocato, sospeso, scaduto, compromesso.

3 - E' obbligatorio validare definitivamente i documenti (fimati e non) con una marca temporale che fornisce una data certa al procedimento. Tale marca temporale in genere viene applicata al momento della produzione dei supporti sostitutivi.

DUBBIO

Cosa succede e come ci si deve comportare se tra la fase di ricevimento o produzione del documento e la fase di conservazione il certificato viene 

• a - revocato 
• b - scade 
• c - risulta non più affidabile (c.a. emittente compromessa)

va precisato che tra gli attributi di firma vi è anche la data che viene acquisita dal sistema su cui si esegue la procedura , non si tratta quindi di una data certa certificata da terzi, anche se, volendo, tramite policy di rete si può impedire agli utenti di modificare tale valore comunque rimane una data e ora attribuita dall'utente ma c'è.

A questa data si aggiunge la data propria del file che ottieniamo dal file system, ma anche questa potrebbe non essere vera. Esiste la possibilità che il file contenga anche nei metadati interni una data, infine vi è il sistema di Archiviazione , cioè quel sistema che le norme lasciano alla discrezione dei responsabili dei vari procedimenti, che a sua volta può avere altre date (anche queste attribuite arbitrarimente dall'utente)

L'unica data certa rimane quella fornita dalla marca temporale perchè rilasciata da un terza parte attraverso un procedimento certificato e riconoscibile.

Manca poco più di una settimana all'incontro "on line" sulla Conservazione Sostitutiva dei documenti fiscali ed è tempo di prepararsi affinchè l'evento sia costruttivo e interattivo.

Anche se si svolge in video conferenza, potete inoltrare domande scritte fin da ora (aggiungete commenti al blog) o intervenire di persona il giorno dell'evento (anche voi in video conferenza) .

Cosa tratteremo lo sapete già ma è bene fare un piccolo riepilogo. 

Dopo una brevissima introduzione di Claudio Caprara (direttore commerciale MultiMedia it)  e del Dott. Roberto Pasquini (ideatore di www.commercialistatelematico.com nonchè utilizzatore dal 2004 dei nostri sistemi di conservazione sostitutiva) lasceremo la parola al Dott. Mario Carmelo Piancaldini dell'Agenzia delle Entrate, Direzione Centrale Accertamento, Settore Analisi e strategie, Ufficio Imprese minori e lavoratori autonomi. 

Nel suo intervento ci aggiornerà sui numeri (gli archivi digitali fiscali vengono segnalati all'Agenzia con apposita comunicazione) e soprattutto sulla evoluzione delle norme (cambierà il DM 23/01/2004 ?) .

In quanto rappresentante italiano presso l'European Multi Stakeholder Forum on e-invoicing ci parlerà anche degli sviluppi della fattura elettronica in Italia e in Europa e delle prossime scadenze di attuazione del progetto Fattura elettronica P.A..

Sono sicuro che avrete molte domande da porgli, quindi preparatevi e, se sono questioni complesse, inoltratetele anticipatamente magari inserendo commenti a questo blog.

Il Dott. Claudio Rorato Project Manager dell’Osservatorio ICT & Commercialisti della School of Management del Politecnico di Milano, ci presenterà i risultati della Ricerca 2012 ICT& Commercialisti, condotta dalla School of Management del Politecnico di Milano insieme al Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (CNDCEC) e al suo istituto di Ricerca (IRDCEC). L’Osservatorio, che nel 2013 si è evoluto abbracciando, oltre ai Commercialisti, anche altre figure professionali vicine alle imprese (Avvocati e Consulenti del Lavoro), ha affrontato il tema della diffusione delle ICT nell’ambito degli Studi di Commercialisti, verificando se e come queste possano generare valore per gli Studi, per il sistema studio impresa e, su scala più ampia, per il sistema economico nel suo complesso

Ma gli utenti sono soddisfatti delle norme in vigore ? Accettano volentieri gli obblighi imposti dalla conservazione sostitutiva o rinunciano perchè spaventati da scadenze, meccanismi, procedimenti controlli e tutto quanto è richiesto ?

Ci porterà il suo punto di vista il Dott. Giorgio Confente, Avvocato, esperto di normativa fiscale e soprattutto di conservazione sostitutiva

Possiamo pretendere che tutti siano dotati di firma digitale ? o dobbiamo prevedere altre modalità di dematerializzazione dei documenti ? Il pensiero va ovviamente alla F.E.A. Firma Elettronica Avanzata, un processo e non un prodotto che può realmente aiutare nella conversione digitale degli archivi. Argomento di cui ci parlerà il Dott. Nicola Savino .

Al termine anticiperemo le novità in corso di rilascio sui nostri sistemi di conservazione sostitutiva. Parleremo di accesso web agli archivi digitali, di ricezione e conservazione di documenti "originariamente elettronici" e di riconoscimento automatico.

Vi aspettiamo il 18 ottobre alle ore 10  

Qui il link per l'iscrizione   

Avete provato a generare una fattura elettronica per la p.a. ? Noi si.

Che dire, semplice ma funzionale. Forse un po' troppo minimalista per un utilizzo generale .

Un esempio con tutti i campi (alcuni non compilati correttamente) ed un layout standard (foglio stile fatturapa.gov.it)

Abbiamo aperto una discussione sul forum

Il Decreto indica le particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la necessità di autenticare la loro conformità all'originale ad opera di un notaio o di un altro pubblico ufficiale

Se non interverranno precisazioni da parte dell ' A.d.e. anche i documenti fiscali rientrerebbero tra quelli smaterializzabili ma già la bozza di modifica al D.M. 23/01/2004 evitava questa ipotesi prevedendo SEMPRE l'intervento del Pubblico Ufficiale. 

Su questo punto abbiamo "provato" ad avanzare l'ipotesi di una normativa più morbida ma purtroppo la richiesta non è stata recepita anche perchè molto complessa. Tuttavia resta il fatto che capita spesso e volentieri di smaterializzare archivi di fatture cartacee e di trovare in mezzo a queste le schede carburante che sono , di fatto, gli originali unici più diffusi. Precauzionalmente si conservano in originale (cartaceo) ma sarebbe interessante poterle digitalizzare e buttare come per tutti gli altri documenti. E' vero che quando sono pagate in contanti, sono documenti origianli unici, ma è anche vero che oggigiorno sono numerosissimi i pagamenti con Carta di Credito e le rilevazioni sono presenti anche negli estratti conto delle stesse. 

Qui il link alla Gazzetta

In gazzetta ufficiale di ieri un altro Decreto importante per la digitalizzazione (o smaterializzazione) dei documenti, la fattura elettronica per la p.a.

Il provvedimento è il  DECRETO 3 aprile 2013, n. 55 "Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell'articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244. (13G00097) (GU n.118 del 22-5-2013)"

Stabilisce che entro 6 mesi dalla entrata in vigore (per cui entro dicembre) verrà reso disponibile il "sistema di interscambio delle fatture" gestito dal Ministero delle Finanze. Il sistema prevede che le fatture in formato xml vengano inviate ad un software centrale che provvede poi a dirottarle ai singoli enti.

La fattura elettronica diventa obbligatoria a partire dal 06/06/2014 per tutte le amministrazioni centrali e a partire dall'anno successivo per tutte le amministrazioni pubbliche.

Gli operatori che devono inviare le fatture possono avvalersi di intermediari che provvederanno a tradurre le fatture in formato elettronico e ad inoltrarle. Le aziende organizzate potranno trasmettere direttamente considerato che presto saranno disponibili software in grado di generare fatture xml compatibili con il servizio.

A partire dalle due date specificate (12 e 24 mesi dall'entrata in vigore) non sarà più possibile inviare fatture cartacee. 

Ad una prima analisi il provvedimento ricalca quanto annunciato nel lontano 2008 (vedi archivio informatico pag. 12 ) nei prossimi giorni analizzeremo nel dettaglio la norma e pubblicheremo un aggiornamento. 

In questi giorni ci sono arrivate molte richieste di informazioni circa l'integrazione della firma grafometrica nei nostri sistemi di conservazione. 

Come è indicato nell'annuncio che trovate qui abbiamo già collaudato e integrato Grafocerta, la firma grafometrica di Namirial . La configurazione è estremamente semplice e immediata. Si può utilizzare su qualsiasi documento pdf archiviato .

E' particolarmente utile in tutti quei casi in cui si emette il documento in doppia copia, dove una va rilasciata al cliente e l'altra conservata.

La copia conservata può essere elettronica e la firma per ricevuta del cliente, anzichè essere raccolta sul cartaceo, viene applicata sul documento PDF con una tavoletta (o un tablet) e il software Grafocerta. L'operatore valida il tutto con la sua firma digitale.

L'attivazione della grafometria come forma di ricevuta o di accettazione, va prima concordata con il cliente tramite apposita informativa che dovrà essere accettata dalla controparte (va conservato anche questo documento e deve essere redatto in forma cartacea una tantum prima del primo utilizzo)

Ovviamente in base all'applicazione dovrete valutare eventuali implicazioni legali ma attività "tra le parti" come un documento di "consegna documenti" o di "ritiro documenti" o un "incarico" possono essere validamente prodotti anche con procedure di firma miste (grafometrica/digitale).

Dal punto di vista della conservazione tutti i documenti informatici a prescindere dalle firme e dalla modalità di formazione, devono essere periodicamente portati in conservazione definitiva e "sostitutiva" come si fa abitualmente per tutti i documenti fiscali.

La frequenza di conservazione si ritiene che in generale possa essere "annuale" senza escludere la possibilità di generare i pacchetti di conservazione anche con frequenza maggiore.

In queste settimane abbiamo ricevuto parecchie richieste  di parere sulla ipotesi che con il recepimento della direttiva cee 2010/45 fosse diventata OBBLIGATORIA la conservazione digitale in tutti quei casi in cui veniva ricevuta una fattura elettronica (pdf senza firma).

Il problema era sorto dal combinato dell'articolo 21, 1' comma e 39 terzo comma del Dpr 633/72 modificati entrambi dalla legge di stabilità.

Oggi su un importante quotidiano vengono riportate le opinioni scaturite dalla riunione del Forum per la fatturazione elettronica tenutasi il 23 u.s. e confermano che le fatture create o ricevute in formato elettronico possono essere conservate sia in elettronico che cartaceo.

Nessun obbligo quindi semmai convenienza di trattare tutti i documenti elettronici come tali, cosa che consente di ridurre i costi (si elimina la stampa e l'archiviazione fisica) e i tempi (ricezione immediata).

Parliamo di conservazione digitale di documenti tributari e in particolare delle impronte relative agli archivi di dichiarazioni e ricevute conservate dall'intermediario che ha effettuato la trasmissione.

L''intermediario come sapete può conservare in modalità digitale tutte le copie dei documenti trasmessi, evitando la stampa.

Questi archivi sono "sfalsati" di 1 anno rispetto a quelli fiscali. Cosa vuol dire:

Quando parliamo di UNICO 2011 non parliamo di quello relativo all'anno fiscale 2011 ma di quello relativo all'anno fiscale 2010. Già perchè la dichiarazione dei redditi non si può fare fino a che non è completato l'anno e non si sono rilevate anche tutte le scritture di rettifica.

L'obbligo di conservazione della copia in capo all'intermediario nasce quindi nell'anno in cui la dichiarazione viene trasmessa (2011).

Trasmissione dell'impronta.

Quando inviamo le impronte relative a questi documenti , vi è sempre il dubbio di cosa mettere nel campo Periodo Imposta.

Dunque il periodo di imposta del modello è il 2010 , ma per noil'intermediario l'obbligo di conservazione nasce nel periodo di imposta  2011 e deve inviare impronta entro gennaio 2012 (4 mesi dalla sua dichiarazione dei redditi)

Se indichiamo 2010 , il sw entratel segnalerà un ritardo (ma abbiamo detto la verità)

Se indichiamo 2011 non diciamo una bugia, il software non segnalerà ritardi , ma non abbiamo detto una cosa precisa.

La risoluzione che parla di questo argomento la trovate qui.