Posts in Category: Conservazione digitale

Sembra facile. Fatture pa nel browser

Abbiamo risposto ieri ad un post su linkedin dove si affermava che la visualizzazione di una fattura pa, avviene semplicemente avviando il file xml al browser.

Non è così, vediamo i diversi casi e come ci si deve comportare, precisando che nei nostri programmi abbiamo adottato la soluzione 3 cioè un visualizzatore apposito , oltre alla visualizzazione con browser che però (come di seguito specificato) ha problemi con firme e allegati.

La visualizzazione delle fatture pa, non avviene sempre allo stesso modo a causa della diversità che si può riscontrare nella fattura stessa.

Caso 1 Conservazione di fatture pa con firma Cades.

In conservazione portiamo il .p7m, la visualizzazione presuppone:
la verifica della firma (opzional ma non tanto)
b estrazione del file xml,
c abbinamento del foglio di stile che :
c.1 se va bene è dichiarato nel file xml.
ma se è dichiarato ci nasce un problema che esaminiamo dopo.
c 2 se non è dichiarato va "forzato" tenendosi da qualche parte un foglio di stile standard
In ogni caso, abbiamo anche gli allegati da visualizzare e non so dire al momento come si comporta il browser nei vari casi (per ora li perdo)


Caso 2 fatture pa con firma xades.

In questo caso possiamo avviare direttamente la visualizzazione con il browser però non viene visualizza la firma xades . Allegati come sopra.
Questione 3 Inconvenienti del foglio di stile standard:
1. - non offre una visualizzazione molto compatta. Esempio qui http://www.multimediait.com/fattura_elettronica_pa.aspx
2. - Non è detto che nel file xml sia dichiarato il foglio di stile . In questo caso o si forza ad utilizzare quello standard (ma anche questo non lo fa il browser) o viene visualizzato l'xml as is.
3. - Se lo stile è dichiarato nel file xml ed è disponibile all'url indicato, allora funziona la visualizzazione con il browser .
Utilizzando però fogli di stile personalizzati (ognuno potrebbe creare il proprio foglio di stile ottimizzato per i suoi dati) non siamo certi che la visualizzazione sarà corretta (chi certifica il foglio di stile e ci garantisce che non confonde i campi ?) .

Caso 3 Visualizzatore apposito

Infine c'è una ulteriore ipotesi, che il software di consultazione dei pacchetti di distribuzione (e di quelli di conservazione) sia dotato anche di un visualizzatore per le fatture pa. In questo caso sarà il visualizzatore che:
in caso di file .p7m verifica la firma e crea il set di files temporanei per la visualizzazione. Oppure
in caso di xml con xades avvia la verifica della firma e la visualizzazione (senza creare copie temporanee) .
Il visualizzatore dovrà consentire inoltre:
la consultazione diretta dei dati della fattura, e/o
la selezione del foglio di stile e la visualizzazione nel browser, e/o
la visualizzazione degli allegati

Applicativo locale o servizio ?

Sono proliferate (come funghi) le offerte di "servizi di conservazione". Spinti dalla fattura elettronica per la pubblica amministrazione che nonostante l'ampio preavviso, ha trovato molti ancora disorganizzati, molti "vendor" hanno pensato bene di offrire un servizio di conservazione on line in alternativa ai classici programmi di conservazione da installare sulla propria rete o sul proprio cloud. 

Chi è già dotato di un sistema di conservazione

Chi ha già un sistema di conservazione basato sui nostri programmi Archivia Plus e ArchiMedia, per poter conservare correttamente le fatture elettroniche p.a. non deve fare nulla di più di quel che già sta facendo per gli altri documenti . 

Archiviare automaticamente il file, Applicare la firma, Effettuare la conservazione periodica. 

Il tipo di licenza (multi aziendale) permette di attivare questa funzionalità per TUTTE LE DITTE GESTITE a costo zero

Chi deve avviare un sistema ex novo.

Con la soluzione NoPrint, si è già in grado di fare tutte le operazioni sopra descritte. La soluzione no print si attiva in un giorno ha un costo molto contenuto ed è facile da utilizzare.

Ovviamente avendo il sistema installato si potrà agevolmente procedere anche allaconservazione di stampe fiscali, dichiarazioni etc.

L'unico difetto della soluzione "no print" è nella mancanza del modulo di protocollo che, come sapete, è molto comodo per la conservazione delle pec. Tuttavia per la gestione delle fatture elettroniche , si possono archiviare tranquillamente le ricevute e per avere anche il protocollo si può passare alla versione Suite.

 Anche qui, il costo è unico per tutte le ditte gestite. 

La spedizione

La spedizione in assenza di canale può essere fatta via PEC , aumenta anche il limite massimo del file che arriva fino a 30 mb. Si raccomanda di usare la pec della ditta e , dopo l'invio del primo messaggio, usare come destinatario quello indicato dal servizio SDI.

 

Nuove regole tecniche della Conservazione

Come sapete lo scorso 13 marzo sono state pubblicate in Gazzetta le nuove regole tecniche. 

Entro 30 giorni da tale data, i "nuovi sistemi di conservazione" devono adeguarsi ai nuovi formati . Tali formati sono illustrati nell'allegato 4 della legge (dpr 03/12/2013) .

Il problema sta nel fatto che le istruzioni presenti nell'allegato 4 contengono diverse imprecisioni (di seguito dettagliate). 

Siamo quindi IMPOSSIBILITATI a rilasciare i programmi adeguati alla nuova norma.

Chi ha già un sistema di conservazione esistente PUO' RINVIARE L'ADOZIONE DELLA NUOVA NORMA FINO AD UN MASSIMO DI 36 MESI. 

Il problema si pone per i NUOVI SISTEMI DI CONSERVAZIONE che comunque se avviati entro il 13 aprile difficilmente dovranno produrre supporti prima del 16 maggio. 

Errori rilevati:

Elemento normal , formato iso 8601 , caratteristiche CDATA (  RISULTA CHE ISO 8601 è dateTime e non CDATA)
Elemento schemaxml , tipo NMTOKEN , è un URL quindi il tipo deve essere AnyURI
Elemento URL , IDEM e poi come è possibile che il valore di default sia quello di Sincro ?
Elemento xml canonico , ha uno spazio, il nome elemento non può contenere spazi.
Poi c'è la questione Ruoli anche questi hanno gli spazi.

Conservazione digitale, a gennaio Bolli e Impronte

Calcolo dei bolli.

Entro il mese di gennaio occorre effettuare il calcolo definitivo dei bolli da pagare per i documenti informatici “formati o emessi “ nell’anno precedente.

Contestualmente al versamento del saldo (totale dovuto meno acconto già versato) si provvede al versamento dell’acconto per quelli che verranno emessi o formati nell’anno 2014.

Sono soggetti a bollo:

  • I libri giornale
  • Il libro degli inventari
  • I libri sociali come quello dei Verbali di assemblea, del consigli di amministrazione, del collegio di revisione etc.

Il comma 2 dell’art. 7 del DM 23/01/2004 precisa che l’imposta va calcolata in base al numero delle registrazioni e non in base al numero delle pagine (ogni 2500 registrazioni).

In caso di difficoltà nel rilevare il numero di registrazioni (in un verbale è difficile determinare gli accadimenti contabili) si consiglia di considerare ogni riga scritta come una registrazione .

Il versamento è ammesso con Modello F23 esclusivamente per i registri di e i libri di cui all’art. 16 della tariffa , allegata al DPR 642 del 26/10/1972 . Codice tributo 458 T

Il Nuovo F24 elide consentirà anche il pagamento di questo tributo, ma al momento i codici da utilizzare non sono pubblicati quindi per i versamenti di questo gennaio è indispensabile usare ancora l’F23.

Comunicazione del pagamento

Effettuato il pagamento va prodotta una comunicazione da inviare all’Agenzia competente.

Si può inviare in modalità cartacea o elettronica. Nel caso di invio elettronico è bene utilizzare la PEC della ditta che effettua il pagamento (e non la PEC del professionista). Non è necessario allegare copia dell’F23, basta inserire gli estremi del pagamento

Generazione della comunicazione dell’impronta

Gli archivi relativi a documenti fiscali, devono essere comunicati all’Agenzia delle Entrate , anche questi entro il mese di gennaio (per le ditte con anno fiscale coincidente con quello solare)

Le ditte con anno fiscale sfalsato , devono fare l’invio della comunicazione entro 120 gg. Dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi che, di solito, è 9 mesi dopo il termine dell’anno fiscale.

Difatti nel caso di anno fiscale che si conclude a dicembre , la dichiarazione viene inviata entro settembre dell’anno successivo e l’impronta degli archivi entro gennaio dell’anno ancora successivo (9 mesi + 4 )

Nel caso di anno fiscale che si conclude a giugno, avremo dichiarazione a Marzo dell’anno successivo e invio impronta entro il 31 luglio. 

Eventuali commenti nel Forum

Nuove regole tecniche in arrivo

Quei Bolli versati oggi validi per il 2015

Se cercate nel forum e nei documenti del sito trovate una marea di articoli e manuali che riguardano i Bolli sui documenti informatici e le loro modalità di assolvimento. Val la pena quindi riepilogare la situazione normativa e poi raccontare gli utlimi fatti.

I bolli sui documenti informatici sono regolati dal DM 23/01/2004 art. 7 che fa riferimento alle modalità di versamento previste dal decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 237.

Cosa occorre fare ?

in primis (cosi dice il dm ) "L'interessato presenta all'Ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero presuntivo degli atti,  dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l'anno, nonché l'importo e gli estremi dell'avvenuto pagamento dell'imposta."

Il decreto quindi parla espliitamente e chiaramente di documenti , atti, registri emessi durante l'anno. Non definisce un momento in cui si debba fare questa attività ma specifica la natura preventiva rispetto all'azione di emissione.

Che cosa si intenda per emissione viene chiarito nel comma successivo dove si stabilisce che :

"Entro il mese di gennaio dell'anno successivo è presentata dall'interessato all'Ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell'anno precedente e gli estremi del versamento dell'eventuale differenza dell'imposta."

E' molto esplicito quindi il riferimento ai documenti atti e registri e quello alla emissione e formazione.

Circolare 5E

La circolare 5/e del 2012 ribalta un pò i punti di visti ma rimanda al dm su citato per i documenti informatici

Si osserva preliminarmente che i registri - a prescindere dal formato digitale o analogico - scontano l’imposta di bollo, se dovuta, prima di essere
posti in uso. Vale a dire, antecedentemente al momento della prima registrazione relativa al periodo d’imposta, secondo quanto stabilito dall’articolo 2 del decreto  del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642, ai sensi del quale  “L’imposta di bollo è dovuta fin dall’origine per gli atti, i documenti e i registri  indicati nella parte prima della tariffa, se formati nello Stato, ed in caso d’uso  per quelli indicati nella parte seconda.” (cfr. anche la circolare del 22 ottobre  2001, n. 92/E, paragrafo 2.1). ......

Nel caso in cui il contribuente opti per la tenuta come documenti informatici, l’imposta è assolta secondo la modalità e nei termini di cui all’articolo 7 del D.M. 23 gennaio 2004

Cosa è Accaduto ieri a fronte della presentazione di una lettera per il pagamento dei bolli 

Ciao a tutti, il cliente che inizia ad archiviare i libri giornale e gli inventari del 2012, ha generato gli F23 e le lettere Agenzia Entrate. Oggi è andata all'Agenzia Entrate ma la persona dell'agenzia ha sostenuto che con quelle lettere i bolli saranno utilizzabili solo per le registrazioni del 2014. Allego una lettera ad esempio. E' corretta per l'archiviazione 2012?

Se viene interpretata alla lettera la circolare 5e prima parte, il pagamento sarebbe valido per le registrazioni del 2014 che verranno emesse e formate COME LIBRI DOCUMENTI ATTI E REGISTRI, entro dicembre del 2015.

Se si interpreta la seconda parte come preminente allora stiamo comunicando i documenti che verranno prodotti "nell'anno",  possiamo quindi utilizzare il versamento per quelli del 2012 che emetteremo o formeremo entro dicembre 2013.

Ma si può andare avanti così ?

 

 

View User Profile for MultiMedia it Claudio Caprara Dal 1982 Commerciale nel settore Informatica, dal 1995 responsabile del progetto ArchiMedia Archivia Plus

Briefing Conservazione sostitutiva 2013

Briefing on line Conservazione sostitutiva 2013Manca poco più di una settimana all'incontro "on line" sulla Conservazione Sostitutiva dei documenti fiscali ed è tempo di prepararsi affinchè l'evento sia costruttivo e interattivo.

Anche se si svolge in video conferenza, potete inoltrare domande scritte fin da ora (aggiungete commenti al blog) o intervenire di persona il giorno dell'evento (anche voi in video conferenza) .

Cosa tratteremo lo sapete già ma è bene fare un piccolo riepilogo. 

Dopo una brevissima introduzione di Claudio Caprara (direttore commerciale MultiMedia it)  e del Dott. Roberto Pasquini (ideatore di www.commercialistatelematico.com nonchè utilizzatore dal 2004 dei nostri sistemi di conservazione sostitutiva) lasceremo la parola al Dott. Mario Carmelo Piancaldini dell'Agenzia delle Entrate, Direzione Centrale Accertamento, Settore Analisi e strategie, Ufficio Imprese minori e lavoratori autonomi. 

Nel suo intervento ci aggiornerà sui numeri (gli archivi digitali fiscali vengono segnalati all'Agenzia con apposita comunicazione) e soprattutto sulla evoluzione delle norme (cambierà il DM 23/01/2004 ?) .

In quanto rappresentante italiano presso l'European Multi Stakeholder Forum on e-invoicing ci parlerà anche degli sviluppi della fattura elettronica in Italia e in Europa e delle prossime scadenze di attuazione del progetto Fattura elettronica P.A..

Sono sicuro che avrete molte domande da porgli, quindi preparatevi e, se sono questioni complesse, inoltratetele anticipatamente magari inserendo commenti a questo blog.

Dott. Mario Carmelo Piancaldini

Laurea in Economia e Commercio (Università di Bari) ha acquisito l'abilitazione di Dottore Commercialista. Dopo un paio di esperienze lavorative in alcune aziende private, è entrato, dall'ottobre 1997, in organico al Ministero delle Finanze/Agenzia delle Entrate in qualità di funzionario presso l'Ufficio di Vicenza; dalla fine del 1999 è entrato in organico alla Direzione Centrale Accertamento dove si è specializzato nell'attività di analisi del rischio e nella ingegnerizzazione delle banche dati dell'Amministrazione finanziaria.

 

Dal 2004 ricopre incarichi dirigenziali: fino al 2009 ha diretto l'Ufficio Verifiche e dal 2009 è responsabile dell'Ufficio Imprese minori e lavoratori autonomi, sempre presso la Direzione Centrale Accertamento de II' Agenzia delle entrate. Partecipa abitualmente a commissioni, gruppi di lavoro, comitati in Italia e all'estero.

 

Dal maggio 2011 è stato nominato rappresentante italiano presso l'European Multi Stakeholder Forum on e-invoicing.

 

Ha svolto e svolge docenze per conto dell'Agenzia delle entrate e della Scuola Superiore dell'Economia e delle Finanze ed è autore di alcune pubblicazioni.


Il Dott. Claudio Rorato Project Manager dell’Osservatorio ICT & Commercialisti della School of Management del Politecnico di Milano, ci presenterà i risultati della Ricerca 2012 ICT& Commercialisti, condotta dalla School of Management del Politecnico di Milano insieme al Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (CNDCEC) e al suo istituto di Ricerca (IRDCEC). L’Osservatorio, che nel 2013 si è evoluto abbracciando, oltre ai Commercialisti, anche altre figure professionali vicine alle imprese (Avvocati e Consulenti del Lavoro), ha affrontato il tema della diffusione delle ICT nell’ambito degli Studi di Commercialisti, verificando se e come queste possano generare valore per gli Studi, per il sistema studio impresa e, su scala più ampia, per il sistema economico nel suo complesso

Laureato in Economia e Commercio presso l’università Luigi Bocconi, Claudio Rorato collabora con la School of Management del Politecnico di Milano in qualità di Senior Advisor and Research Fellow, occupandosi sia di attività di consulenza direzionale sia di ricerca applicata con la responsabilità degli Osservatori ICT&Professionisti e Agenda Digitale. Ha ricoperto incarichi pubblici e manageriali e di temporary general management per aziende private. Giornalista dal 1990, ha scritto e collabora con importanti testate nazionali.”

 

Dott. Claudio Rorato


Ma gli utenti sono soddisfatti delle norme in vigore ? Accettano volentieri gli obblighi imposti dalla conservazione sostitutiva o rinunciano perchè spaventati da scadenze, meccanismi, procedimenti controlli e tutto quanto è richiesto ?

Ci porterà il suo punto di vista il Dott. Giorgio Confente, Avvocato, esperto di normativa fiscale e soprattutto di conservazione sostitutiva

Dott. Giorgio Confente

Avvocato in Milano, Giorgio Confente è specializzato in consulenza e assistenza legale e fiscale ad aziende e studi professionali. Esperto in materia d'IVA e di fiscalità internazionale, si occupa anche di insegnamento, formazione e divulgazione nel suo campo.

 

è membro della commissione “Norme di comportamento di comune interpretazione in materia tributaria” dell’Associazione Italiana Dottori commercialisti e membro del consiglio direttivo di ANORC (Associazione nazionale operatori e responsabili della conservazione sostitutiva).

 

 

 

 

Lo Studio Confente offre consulenza e assistenza in materia di: IVA nazionale e internazionale, adempimenti IVA per società non residenti, fatturazione elettronica e conservazione digitale dei documenti fiscali e amministrativi, assistenza alle aziende durante le verifiche fiscali, contenziosi tributari in materia di fiscalità diretta e indiretta, formazione professionale e attività editoriale.


Possiamo pretendere che tutti siano dotati di firma digitale ? o dobbiamo prevedere altre modalità di dematerializzazione dei documenti ? Il pensiero va ovviamente alla F.E.A. Firma Elettronica Avanzata, un processo e non un prodotto che può realmente aiutare nella conversione digitale degli archivi. Argomento di cui ci parlerà il Dott. Nicola Savino .

Sono un Records Manager, consulente esperto per la conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica e Computer Forensics Expert. Laureato in Ingegneria Informatica presso l’Università di Napoli Federico II, mi sono specializzato nel tempo nelle tematiche dell’archiviazione e conservazione dei documenti informatici, firma digitale, management dei sistemi informativi e gestione elettronica documentale(GED).

 

 

Come Records e Document Manager sono responsabile della gestione, conservazione e formazione delle informazioni di diverse aziende e pubbliche amministrazioni, oltre ad avere una conoscenza specifica nel settore della gestione elettronica documentale.

Dott. Nicola Savino

Al termine anticiperemo le novità in corso di rilascio sui nostri sistemi di conservazione sostitutiva. Parleremo di accesso web agli archivi digitali, di ricezione e conservazione di documenti "originariamente elettronici" e di riconoscimento automatico.

Vi aspettiamo il 18 ottobre alle ore 10  

Qui il link per l'iscrizione   

 

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Conservazione digitale, scadenze ed obblighi

Si avvicinano le scadenze degli adempimenti necessari per la conservazione digitale dei documenti fiscali.

(la discussione prosegue nel forum)

Entro il 30/09 Libri cespiti.

La normativa prevede che i libri cespiti vengano prodotti prima dell'invio della dichiarazione dei redditi del periodo fiscale in esame. Dunque entro il 30/09 va prodotto il libro cespiti dell'anno 2012, va firmato digitalmente e per avere data certa è bene applicarci anche la marca temporale.

La marcatura e la data certa ci consentono di rimandare il processo di conservazione a fine anno, e di effettuare una conservazione unica di tutti i libri.

Copia dell'intermediario delle Dichiarazioni e delle ricevute.

Entro la spedizione della dichiarazione dei redditi 2013 gli inermediari devono completare il processo di conservazione di quelle inviate nell'anno 2012.

L'intermediario in realtà non dovrebbe aspettare tutto questo tempo , le dichiarazioni vanno archiviate (e ci vuole veramente poco ) appena inviate, e appena si ottengono le ricevute si dovrebbe elaborarle per ottenere subito il fascicolo elettronico della spedizione. Applicando la firma digitale si otterrebbe anche una indicazione sul completamento del controllo.

Se l'archivio fosse gestito in codesto modo, la fase di conservazione sarebbe veramente semplice e attivabile in pochi minuti.

Entro il 31/12/2013 tutti gli altri registri

Tutti gli altri registri relativi all'anno fiscale 2012 devono essere completati entro 90 giorni dalla spedizione della dichiarazione dei redditi, per cui per quelli in regime normale (01/01/ - 31/12) entro fine anno.

La normativa attuale concede altri 30 giorni in più per produrre i supporti sostitutivi ma, se si vuole evitare di applicare le marche temporali su tutti i documenti , realizzando il supporto entro il 31.12 con una sola marca temporale, si può validare temporalmente tutto il contenuto. Per cui 1 marca , data certa per tutti i documenti

Con il termine "altri registri" intendiamo tutti i libri contabili e amministrativi, dall'iva ai libri giornale, partitari, bilanci , prospetti, inventari, libri sociali etc. etc. etc.

Le fatture

La conservazione digitale delle fatture genera scadenze continue poiché quelle emesse, vanno validate con cadenza quindicinale. Una tempistica alquanto allucinante che dovrebbe essere modificata con il prossimo riesame del DM 23/01/2004.

Le fatture ottenute come immagini di documenti cartacei (Conversione analogico digitale) teoricamente possono essere trasformate in digitale e validate in qualsiasi momento . L'importante è che in caso di controllo sia ancora presente la copia cartacea.

Anche su questo argomento permangono dei dubbi poichè se nella comunicazione all'Agenzia delle Entrate (quella relativa all'art. 5 del DM 23/01/2004 che sarà anch'essa modificata ma che è tuttora in vigore) mettiamo un tipo documento di anno precedente , ci viene segnalato il ritardo (almeno cosi era fino allo scorso gennaio) . La norma però è alquanto chiara e parla di conversione che può essere fatta anche diversi anni dopo la ricezione, quindi il processo è valido a tutti gli effetti a prescindere dall'errore segnalato in fase di trasmissione della comunicazione.

I Bolli entro il 31.01.2014

Attenzione ai bolli, gli importi sono cambiati . Come prima cosa aggiornate il tariffario bolli dei nostri programmi affinchè tutti i nuovi calcoli vengano eseguiti con le nuove tariffe.

I nuovi importi sono di Euro 2 per le fatture e di Euro 16 per i libri (ogni 2500 registrazioni dove per registrazione si intende il singolo accadimento contabile a prescindere dalle righe di dettaglio.

Parlando sempre di semplificazioni , abbiamo richiesto più volte che questa impostazione delle 2500 registrazioni venga rivista (frase proposta ogni 2500 registrazioni o , qualora il numero di registrazioni non sia rilevabile ogni 100 pagine) ma pare che questa impostazione sia cara a qualcuno e pur avendo ricevute promesse di semplificazione (dovrebbe essere eliminato l'obbligo della comunicazione) il calcolo a Registrazioni rimarrà tal quale.

I bolli vanno saldati a gennaio , entro quella data va versato il saldo dovuto in base ai documenti formati nell'anno precedente e un acconto pari al dovuto. Ovviamente dal saldo va detratto l'acconto versato lo scorso gennaio.

Il risultato va riportato nella comunicazione da inviare all'Agenzia competente. Tale comunicazione può essere inviata via pec (noi lo abbiamo fatto) ma attenzione non è il commercialista o l'intermediario che può spedire ma il dichiarante, quindi va utilizzata la pec della ditta cliente dello studio.

Il processo di conservazione degli altri archivi

In un archivio digitale possono essere conservati anche documenti che non riguardano l'ambito fiscale ma quello civilistico o semplicemente il funzionamento dell'azienda o dello studio.

Questi archivi anche se non assoggettati alle norme, hanno importanza, sono utili ed è opportuno procedere anche per questi ad una conservazione sostitutiva periodica Ipotizziamo di avere un archivio bozze che contiene tutti i files word ed excel che abbiamo utilizzato durante l'anno per preparare documenti , perchè lasciarlo "sprotetto" dalle funzionalità della conservazione sostitutiva ? (Sicurezza immodificabilità garanzia di originalità etc. etc.)

Quindi non perdete l'occasione per fare una revisione di tutti gli archivi in uso e di procedere alla conservazione definitiva di tutti quei documenti che non c'è motivo di dover modificare.

Corso di aggiornamento On line

Come ogni anno, abbiamo messo a calendario un corso di "ripasso" per gli utenti che ormai sono molto numerosi. Le date e i programmi formativi saranno disponibili qui .

Incontri formativi On line

18 Ottobre on line Briefing Conservazione Sostitutiva 2013.

L'incontro inizierà al mattino con una mia introduzione all'argomento.

Seguirà il Dott. Mario Carmelo Piancaldini, dell'Agenzia delle Entrate che ci farà il punto della situazione, quante imprese usano la conservazione digiale per i documenti fiscali, quali documenti vengono conservati.

Ci darà anche qualche informazione sulle proposte di cambiamento delle norme che stanno maturando nell'amito del Forum per la Fatturazione elettronica.

Il Dott. Claudio Rorato del Politecnico di Milano, ci illustrerà l'evoluzione della conservazione sostitutiva negli studi, portandoci a consocenza dell'indagine che gli Osservatori ICT della School of Management del Politecnico conduce ogni anno.

Al termine il Dott. Giorgio Confente, noto consulente fiscale ma anche esperto di conservazione sostitutiva, ci parlerà delle problematica sollevate dagli utenti della conservazione, degli esiti dei controlli effettuati su alcuni archivi digitali e anche lui analizzerà le semplificazioni auspicabili affinchè il sistema sia più amichevole epr gli utilizzatori.

L'incontro è aperto a rivenditori, utenti e anche a chi non utilizza ancora i nostri programmi di conservazione sostitutiva.

Interpreta Registra Impara , data da definire

Potrebbe sembrare uno slogan di vita ma non lo è , sono le nuove funzioni che abbiamo implementato nei nostri software.

Interpreta sta ad indicare la capacità di estrarre dati da qualsiasi tipologia di documento, nel caso di immagini applicando prima un procedimento OCR  o nel caso di documenti elettronici isolando il testo dalle istruzioni di formattazione e andando a cercare quei dati significativi che ci interessano ai fini del trattamento.

Registra indica la capacità di utilizzare i dati estratti per formare una registrazione, può essere la semplice codifica del documento oppure una registrazione contabile o il carico di un documento nel sistema ERP.

Impara, nessuno è perfetto e l'importante è imparare qualche cosa dai propri errori, è fondamentale quindi che il sistema faccia tesoro delle correzioni apportate dagli utilizzatori per migliorare le proprie capacità.

Il resto lo scoprirete  nella seconda parte del  Briefing Conservazione Sostitutiva 2013 che presumibilmente si terrà nel pomeriggio del 18 ottobre ma è ancora da confermare.

 

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Originali unici, in Gazzetta il DPCM con le regole

Il Decreto indica le particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la necessità di autenticare la loro conformità all'originale ad opera di un notaio o di un altro pubblico ufficiale

Se non interverranno precisazioni da parte dell ' A.d.e. anche i documenti fiscali rientrerebbero tra quelli smaterializzabili ma già la bozza di modifica al D.M. 23/01/2004 evitava questa ipotesi prevedendo SEMPRE l'intervento del Pubblico Ufficiale. 

Su questo punto abbiamo "provato" ad avanzare l'ipotesi di una normativa più morbida ma purtroppo la richiesta non è stata recepita anche perchè molto complessa. Tuttavia resta il fatto che capita spesso e volentieri di smaterializzare archivi di fatture cartacee e di trovare in mezzo a queste le schede carburante che sono , di fatto, gli originali unici più diffusi. Precauzionalmente si conservano in originale (cartaceo) ma sarebbe interessante poterle digitalizzare e buttare come per tutti gli altri documenti. E' vero che quando sono pagate in contanti, sono documenti origianli unici, ma è anche vero che oggigiorno sono numerosissimi i pagamenti con Carta di Credito e le rilevazioni sono presenti anche negli estratti conto delle stesse. 

Qui il link alla Gazzetta

 

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