Software per la gestione documentale e la conservazione sostitutiva
ArchiMedia è il software ideale per l’archiviazione elettronica e la conservazione sostitutiva dei documenti. Le sue funzioni principali sono:
- Archiviazione automatica e manuale di qualsiasi tipo di documento digitale;
- Digitalizzazione di documenti cartacei con qualsiasi dispositivo di scansione;
- Integrazione con il sistema gestionale (ciclo attivo e passivo);
- Catalogazione, classificazione e protocollazione automatica e manuale;
- Gestione delle pratiche, dei fascicoli, delle cartelle e dei collegamenti tra documenti;
- Velocità e semplicità nella ricerca;
- Gestione della sicurezza e della riservatezza.
- Firma digitale, su singolo documento, sull’intero archivio, sugli appunti e sui processi di revisione;
- Conservazione Sostitutiva nel pieno rispetto delle norme e con metodologie rigorose di preservazione dei files che rappresentano i documenti e dei dati di ricerca;
- Utilità per assolvimento degli obblighi fiscali come il calcolo dei bolli e la trasmissione delle impronte;
- Distribuzione dei documenti su supporti sostitutivi e programma gratuito di consultazione;
- Scansione massiva, Etichettatura, Riconoscimento codici a barre, Ocr, Omr;
- Modelli di Data Base già pronti per Commercialisti, Aziende, Consulenti del Lavoro;
- Estensioni per Data Base Sql express e Sql Server;
- Consultazione da client web.
Archivia plus è la versione personalizzata per il gruppo TeamSystem che contiene i collegamenti per i gestionali della linea Gecom, Gamma e Lex Team.
Che partiate dalle strutture predefinite o dal disegno di un sistema totalmente personalizzato, il modulo di configurazione (ArchiConfig) vi offre tutte le funzionalità per organizzare e gestire il vostro archivio informatico (modulo Base). Il responsabile del sistema può definire Aree, Archivi, Permessi, Fascicoli, Collegamenti, Regole
di funzionamento.
In fase di installazione il responsabile del sistema, oltre alle strutture standard per Aziende, Studi Tributari e Consulenti del lavoro, dispone di 42 modelli di cataloghi già pronti. ...continua...
Fatte le opportune configurazioni si possono inserire documenti elettronici in diverse modalità:
- Acquisire documenti cartacei con scanner;
- Archiviare file word, excel, outlook con gli addins per Microsoft Office;
- Trascinare i files nell’archivio come se fosse una cartella;
- Importare intere cartelle, singoli file, gruppi;
- Ricevere automaticamente i file generati dalle multi funzioni (ArchiSave);
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L'archiviazione di documenti elettronici strutturati come fatture, ordini, stampe di vario tipo può essere automatizzata elaborando gli spool anche PDF e raccogliendo i files in maniera programmata
- Processare file strutturati (ArchiSpool e AutoSpool);
- Raccogliere file dalle cartelle di uno o più server (ArchiFile). ...continua...
Per rendere disponibile l'archivio documentale agli altri software esistono 3 strade estremamente semplici. la prima è DocFinder una utilità che consente a qualsiasi software esterno di richiamare un documento archiviato. La seconda è data dalla disponibilità di comandi (Api) che consentono a sviluppatori di interagire con il programma. La terza è data dalla struttura dei dati aperta e utilizzabile. ...continua...
- Integrare i processi di ArchiScan ed elaborarne automaticamente i risultati
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- Integrare le funzioni di Firma digitale e di conservazione a norma. ...continua ...