Estensione del concetto di fattura elettronica
Con il recepimento della direttiva cee si creano due nuove situazioni, la prima riguarda l'autorizzazione a inviare fattura elettronica, la norma prevede che vi sia uno specifico accordo tra le parti che, ovviamente, va conservato.
La seconda novità riguarda il fatto che a prescindere dal fatto che la fattura contenga o meno la firma digitale, questa potrà essere considerata come elettronica. In pratica il semplice file PDF che rappresenta una fattura, se ne esistono le condizioni, può essere conservato elettronicamente mentre oggi c'è l'obbligo di stamparlo.
Le condizioni sono specificate al paragrafo 3 del comma d che precisa:
Il soggetto passivo assicura l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell'origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l'apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell'emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l'autenticità dell'origine e l'integrità dei dati.
Se, fino a ieri, si diceva che la fattura elettronica sprovvista di firma digitale era da considerarsi come cartacea, oggi lo scenario appare alquanto diverso.
Qualsiasi formato elettronico di cui si possa garantire originalità e leggibilità nel tempo può essere valido ai fini della conservazione.
Il procedimento di controllo sarà assicurato , in assenza di firma digitale, dagli altri documenti di cui è obbligatoria la conservazione, come i contratti, i pagamenti, le bolle di consegna e qualsiasi altro documento che possa "certificare" l'originalità del documento.
Ricezione di fattura elettronica
Il DM 23/01/2004 che regola la conservazione dei documenti tributari, non prende per ora in esame le possibilità introdotte con la legge 298/2012 ma è presumibile che si dovrà addivenire quanto prima ad una modifica al fine di coordinare l'effetto delle nuove norme.
In attesa di precisazioni però possiamo già affermare che :
Il cliente può concordare con il fornitore il recapito di fatture elettroniche a prescindere dalla capacità del fornitore di fornire un documento con firma digitale.
La conservazione elettronica di questi documenti può avvenire senza procedere alla stampa se il Il processo di conservazione si conclude con cadenza quindicinale.
Se non vogliamo completare il processo con cadenza quindicinale, possiamo procedere comunque alla conservazione del documento elettronico, ma tenere una copia cartacea disponibile per i controlli fino a che non completiamo il processo di conservazione . Se si fa questa operazione la conversione digitale può avvenire in qualsiasi momento.
Ci auguriamo (e molti sono favorevoli a questa opzione) che con la revisione del DM 23/01/2004 anche per le fatture la conservazione possa avvenire con cadenza annuale.
Ci troveremo quindi un archivio di fatture composto da 3 possibili tipologie: documenti cartacei, documenti elettronici con firma digitale , documenti elettronici senza firma digitale. Al fine di organizzare bene gli archivi sarà opportuno creare un sezionale per i cartacei e uno per gli elettronici e seguire due numerazioni distinte di protocollazione.
Poichè sui documenti elettronici NON E' POSSIBILE fare modifiche (si perderebbe il requisito di originalità ) è opportuno che il protocollo delle fatture elettroniche sia Elettronico, vale a dire generato dal sistema di conservazione che prende in carico il documento. Per quelle cartacee si potrà proseguire con la numerazione fisica salvo poi digitalizzare l'immagine e conservarla in modalità sostitutiva.