Introduzione

Quando si parla di Archivio Elettronico, alcuni immaginano una serie di files perfettamente ordinati e nominati in cartelle. Non è così, per archiviare e conservare numerosi documenti esistono metodi più rigorosi, dove ogni "oggetto informatico" inserito nel sistema, viene “identificato” e “formato” secondo regole ben precise definite dal Responsabile della Conservazione. L’utente che consulta l’archivio, non accede mai ai percorsi fisici ma fa le sue scelte dalla base dati relazionale che contiene i dati identificativi di ogni oggetto, i collegamenti, le firme, le validazioni etc.; la scelta del file fisico che rappresenta quel documento è un problema demandato al programma. Gestire l'archivio elettronico con ArchiMedia /Archivia Plus

Configurare l'archivio

La prima attività da svolgere consiste nel determinare le regole di funzionamento del sistema : creare aree di competenza, archivi, definire i campi di indicizzazione, i dizionari, le anagrafiche , i permessi di accesso e le procedure di sicurezza.

Questa attività, che rimane comunque complessa e articolata, viene agevolata dall’uso di soluzioni predefinite adatte alle diverse esigenze.

Con i nostri programmi vengono forniti data base pre configurati per Consulenti del lavoro, Studi Tributari e Aziende, facilmente personalizzabili e adattabili. Configurare il sistema

Documentare il sistema

E' tuttavia opportuno DOCUMENTARE le regole adottate in un "Manuale della Conservazione digitale", attività che DIVENTA OBBLIGATORIA quando l’Archivio Elettronico contiene documenti fiscalmente rilevanti e vuole essere SOSTITUTIVO dell’archivio cartaceo.

In questo caso parliamo di "Conservazione Sostitutiva" e l’archivio dovrà essere validato con firma digitale e marca temporale secondo le norme vigenti.

Il manuale della conservazione deve essere integrato con le definizioni dei criteri di sicurezza, e con le procedure di qualità e di controllo.

Inserire documenti

Definita la struttura del sistema e i singoli archivi, possiamo inserire documenti in diverse modalità dipendenti dalla tipologia, dalla fonte e dalla necessità o meno di attivare una conservazione valida ai fini di legge. I documenti possono essere nativamente elettronici (file prodotti o ricevuti) oppure fisici (stampe, immagini, suoni). I primi vanno conservati "così come sono", per quelli fisici occorre procedere alla "digitalizzazione" e alla trasformazione in "oggetti digitali".

Inserire files

Documenti Cartacei

I documenti cartacei vanno digitalizzati acquisendo l'immagine con scanner, video camere o qualsiasi altro strumento in grado di memorizzare l'immagine in formato digitale. La Scansione semplice permette di pilotare scanner twain e acquisire singoli documenti. Esistono anche funzioni di scansione massiva, che permettono il trattamento di lotti di documenti e il riconoscimento di codici a barre o valori di testo ai fini di una codifica veloce. Per la conservazione di documenti analogici originali unici, occorre l'autentica da parte di un pubblico ufficiale. Effettuare Scansioni

Documenti prodotti con Microsoft Office

Molti documenti vengono prodotti con Microsoft Office ma si tratta di Bozze o documenti interni in quanto i formati di office non sono considerati adatti per la conservazione di lungo periodo e la versione finale dovrà essere formata in PDF/A. Tuttavia anche le bozze vanno conservate e quando si dispone di un archivio digitale è comodo inserirle come gli altri documenti in appositi contenitori. Gli Addins sono comandi che si installano nei menu di Office e permettono di inviare il file in uso in conservazione con la semplicità di un solo click. Collegare Office

Posta elettronica

L'email e in particolare le email certificate, sono a tutti gli effetti dei documenti o, quando contengono allegati, le buste con cui vengono trasmessi i documenti. La loro conservazione spesso avviene senza alcun criterio all'interno dei client di posta.

La forma migliore è quella di attivare un Protocollo (generale o di area) e memorizzare le singole email come oggetti ricevuti. Gli Addins e i moduli di protocollo, leggono automaticamente i dati del mittente, del destinatario, l'oggetto creando con facilità il record di ricerca. Nel caso di Pec vengono distinte le ricevute dai messaggi normali.

Collegare Office

Documenti già elettronici

Le abitudini stanno cambiando ed è sempre più frequente il caso in cui ci si scambia o si produce documenti in formato già elettronico. E’ il caso dei documenti prodotti dai software gestionali come le fatture, i registri, i libri; oppure i documenti che vengono trasmessi tramite email, quelli prodotti ad uso interno.
In molti casi si potrà attivare un sistema di codifica automatica e attivare un processo interamente elettronico di produzione / ricezione / conservazione / distribuzione. Il formato preferibile è il pdf/a tuttavia se ad uso interno, potrà essere utilizzato qualsiasi formato.

Sono elettronici anche quelli ricevuti elettronicamente (email con allegati) e quelli prodotti dagli utenti.

Elaborazione Spool

Scansione massiva

Se dobbiamo acquisire grandi quantità di documenti della stessa tipologia potremo utilizzare le funzioni di Scansione Massiva, utilizzando fogli separatori o codici a barre. I fogli separatori agevolano solo la scansione mentre i codici a barre permettono di acquisire velocemente intere serie di documenti e ottenere automaticamente la codifica.

Questa si può avere anche con l’Ocr (riconoscimento testo), ma in questo caso occorrerà valutare se la qualità dei dati riconosciuti sia accettabile oppure no. In ogni caso laddove è necessario acquisire numerosi documenti cartacei la scansione massiva è un'ottima soluzione.
ArchiScan Scansione massiva

Fascicoli e collegamenti

L'uso di un archivio elettronico consente di svolgere attività che nella opzione cartacea possono essere realizzate solo "duplicando" i documenti . Parliamo di fascicoli e collegamenti.

I fascicoli sono raggruppamenti di documenti arbitrariamente definiti dall'operatore. I collegamenti sono link tra documenti che agevolano la ricerca, ad esempio i DDT collegati alle fatture, gli ordini collegati ai ddt. etc. etc. e che spesso sono ricavabili da valori espliciti contenuti nei documenti .

I due sistemi soddisfano esigenze diverse ma evitano la duplicazione poichè in un archivio elettronico le relazioni tra documenti sono semplici link che collegano tra loro i record originali. Fascicoli e collegamenti

Ricerche, visualizzazioni notifiche

L'archivio elettronico agevola il lavoro poichè consente di condividere i documenti tra diversi utenti senza duplicarli. La ricerca dei documenti è semplice, grazie ai numerosi dati di indicizzazione e alla possibilità di collegare l'archivio elettronico con il software gestionale.

La disponibilità dei documenti elettronici semplifica la trasmissione, che può essere attivata con le notifiche (verso i colleghi della stessa ditta)e tramite email (verso l'esterno) ma si può arrivare anche a "esporre" il proprio archivio elettronico agli utenti esterni tramite un sito web.

Il visualizzatore consente di vedere, stampare e spedire i singoli documenti, ma anche di verificare le firme digitali,i dati di conservazione e di validazione. Ricerche, visualizzatore, notifiche

La Conservazione Sostitutiva

Quando si conservano documenti giuridicamente o fiscalmente rilevanti come fatture, registri, libri, documenti di cui è obbligatoria la conservazione per legge e per un certo numero di anni, e si ha l’obbiettivo di SOSTITUIRE A TUTTI I FINI DI LEGGE la conservazione cartacea, occorre adottare particolari obblighi. La conservazione dei documenti Fiscalmente rilevanti è regolata dal D.M. 23/01/2004 e successive modifiche, nonchè dalle norme relative all’amministrazione digitale D.l. 82 del 07/3/2005. Particolare importanza assumono anche le Deliberazioni Cnipa e le regole sulla Firma digitale.
I documenti soggetti a Conservazione sostitutiva Vanno quindi trattati con firma digitale e conservazione periodica.
Firma , conservazione sostitutiva