La funzione di scansione semplice permette di pilotare qualsiasi scanner dotato di interfaccia Twain.

Una comoda videata permette di predisporre diversi profili di scansione, a colori in bianco e nero, con salvataggio in formato Pdf/a, tif, jpg e altri . L'utente con 1 click imposta la scansione e al termine identifica il documento con i campi richiesti dall'archivio. 

Nel caso di acquisizione con multi funzione, si può utilizzare il comando ArchiSave che permette di monitorare la cartella in cui il multifunzione invia le immagini scansionate.

Microsoft Office è uno dei programmi più diffusi per la preparazione di testi (Word), di tabelle (Excel) e per la ricezione della posta (Outlook). Quando si installa il client del programma viene proposta l'installazione degli ADDINS per Microsoft Office che aggiungono un Comando di Archiviazione nella barra di Office .
Il tempo per archiviare un file è inferiore al tempo necessario per scegliere una cartella dove salvarlo, e i vantaggi sono innumerevoli, non avremo più files sul nostro pc, ma in rete, nel sistema documentale, dove i backup e le operazioni di masterizzazione li rendono sicuri e facilmente identificabili; dove possiamo "condividere" il nostro lavoro con i colleghi e di avere una sola copia del file.
Se vogliamo la certezza assoluta che nessuno potrà modificarlo, possiamo aggiungerci la firma digitale.
Se vogliamo gestire le revisioni con l'attivazione del modulo ArchiStorico possiamo assoggettare le modifiche ad autorizzazioni specifiche anche queste gestite con firma digitale.

Le email costituiscono una grossa fetta delle comunicazioni e vanno conservate accuratamente. Le Email PEC sono Raccomandate e vanno conservate anche le ricevute.
Nel caso di Outlook grazie agli addins, avremo il comando di Archiviazione nella Barra Componenti Aggiuntivi. Cliccando sulla icona otteniamo la scelta dell’archivio di conservazione e una pre codifica grazie ai dati presenti nella email mittente, destinatario, oggetto, data etc.)
Se i soggetti sono presenti nelle anagrafiche si ottiene anche l'associazione alla ditta mittente/ destinataria e l'inserimento di partita iva e codice fiscale.
Se si tratta di una ricevuta PEC il programma la identifica e la collega alla email inviata.
Nel caso di altri client di posta, lo stesso risultato si ottiene trascinando l’email sulla barra comandi di ArchiProto e configurando la generazione di un file di tipo eml. ArchiProto interpreta gli eml e fornisce gli stessi servizi degli Addins di Office.

Un archivio è come una cartella e potete trascinare un file per archiviarlo. In base alle impostazioni dell’archivio vi sarà richiesto di compilare o selezionare da dizionari, i dati identificativi del documento .

L’archivio elettronico consente le stesse funzionalità di quello cartaceo ma con prestazioni maggiori. Ad esempio un fascicolo non é costituito da copie di documenti ma da «collegamenti elettronici» agli originali.
Un originale può far parte di N fascicoli e rimanere sempre al suo posto sicuro di conservazione.
I collegamenti possono essere anche semplici «link» tra un documento e un altro.
L’invio di un documento ad un collega che accede allo stesso sistema documentale, contiene soltanto il link e non una ulteriore copia.
Le annotazioni possono essere prese come sul cartaceo, si tratta però di annotazioni «elettroniche» che finiscono nella base dati, ma se importanti possono essere firmate (con firma digitale) come si fa abitualmente sul cartaceo.

Lo scopo principale dell'archivio elettronico è di consentire la ricerca veloce dei documenti.
I dati inseriti nella fase di archiviazione possono essere utilizzati per le ricerche. Ricerca globale (su tutto l'archivio), oppure semplice sui campi testo, ricerca specifica sui singoli campi, ricerche combinate su più campi, ricerca a tutto testo.
In pratica una serie di possibilità per ritrovare immediatamente qualsiasi documento archiviato.
Anche le interrogazioni più complesse, possono essere facilmente composte con la creazione guidata che assiste l'utente nella formulazione delle domande. Il programma, non sostituisce le normali funzioni di ricerca date da altri programmi, ad esempio si potrà utilizzare la catalogazione di Acrobat per indicizzare tutti i file pdf.
I documenti cartacei non consentono la ricerca a tutto testo poiché vengono acquisiti come immagini, ma aggiungendo programmi come IRIS document server si possono facilmente convertire in file pdf contenenti testo ricercabile.